Afscheid nemen: zo creëer je een succesvol offboarding-proces

Van tijd tot tijd krijgt je organisatie nieuw talent, maar soms is het tijd om afscheid te nemen van een medewerker. Dit proces kan lang en ingewikkeld zijn, en je weet misschien niet waar je moet beginnen. Daarom heb je een sterk offboarding proces nodig om een soepel afscheid te garanderen. Want jouw medewerkers zijn een aanwinst voor je organisatie, zelfs als ze niet meer voor je werken.

Personeelsverloop is onvermijdelijk, maar je kunt wel een fijne offboarding-ervaring voor je medewerker creëren. Elke organisatie zou zich moeten richten op de beleving van medewerkers. Om daar een beetje bij te helpen, heeft 2DAYSMOOD een stappenplan ontworpen om een soepel offboarding proces te creëren.

Het is belangrijk om op goede voet uit elkaar te gaan met medewerkers die besluiten verder te gaan. Het overgangsproces kan lastig zijn en kan ervoor zorgen dat medewerkers zich ontevreden, niet onder de indruk of zelfs niet gerespecteerd voelen.

Een krachtig offboarding proces kan HR en managers helpen fouten te voorkomen die de reputatie van je organisatie kunnen schaden. Een medewerker is nog steeds een aanwinst voor je organisatie, zelfs als ze niet meer voor je werken. Nadat ze zijn vertrokken, kunnen ze nog steeds waardevolle ambassadeurs van jouw merk zijn.

Wat is offboarding?

Waarschijnlijk ben je meer bekend met onboarding - het proces waar een medewerker doorheen gaat als hij of zij bij jouw organisatie komt werken en je diegene kennis laat maken met het team en de cultuur van de organisatie. Aan de andere kant gaat offboarding over de ervaring van het soepel losmaken van de medewerker uit zijn positie binnen een organisatie.

Wat doe je als een medewerker ontslag neemt of je zelf het contract beëindigt? De stappen die je zet richting medewerkers om voor een vlot en fijn afscheid te kunnen zorgen - dat is het offboarding proces.

Een sterk offboarding proces moet het volgende doen of hebben:

• Minimale verstoring binnen het bedrijf
• Vertrouwelijke organisatie-informatie beschermen
• Nuttige feedback krijgen van de vertrekkende medewerker
• Een (online) afscheidsfeestje
• Indien nodig, de vertrekkende medewerker voorzien van outplacementdiensten

Waar moet je aan denken bij je offboarding proces?

We hebben het al even gehad over het belang van een goed offboarding proces. Maar hoe verwerk je zo'n proces in je organisatie? Het is belangrijk dat zowel de organisatie als de medewerker zich houden aan bepaalde afspraken tijdens het proces.

Het creëren van een formeel proces om medewerkers te laten gaan is essentieel voor toekomstige recruitment, de reputatie van je organisatie en het presteren van je organisatie. Met de onderstaande stappen creëer jij een all-inclusive offboarding proces.

STAP 1: Vertel het aan collega's

Ga een gesprek aan met de vertrekkende medewerker over hoe hun laatste dag of tijd eruit gaat zien. Zorg dat je ze van zoveel mogelijk informatie voorziet over het vertrekproces en laat weten wat er nog van ze verwacht wordt in de laatste periode. Beschrijf het einde van uitkeringsdekkingen zoals ziektekostenverzekering, onkostenvergoeding, etc.

Vraag ook hoe ze het nieuws dat ze vertrekken willen delen met hun collega's. Als je een sterke organisatiecultuur hebt, hebben ze waarschijnlijk een goede band met hun team. Dan willen ze het misschien wel zelf met het team delen. In andere gevallen zullen ze om je hulp vragen. Maar het belangrijkste is dat je op een duidelijke wijze met het team communiceert.

STAP 2: Bereid alle juridische documenten voor

In sommige gevallen is het van belang dat de organisatie een ontslagbrief ontvangt. Dan is het systematisch makkelijker bij te houden. Voer ook een laatste beoordeling uit van het contract om ervoor te zorgen dat alles in orde is.

Vergeet ook niet om de vergoedingen, voordelen en belastingdocumenten op te stellen voordat de medewerker vertrekt. Bevestig dat de organisatie de medewerker geen vergoeding verschuldigd is voor bonussen of betaald verlof. Communiceer op de juiste manier om veelvoorkomende fouten na uitdiensttreding te voorkomen.

STAP 3: Zorg dat de kennis gewaarborgd wordt

Zorg ervoor dat de kennis die de medewerker heeft opgedaan in zijn tijd bij de organisatie wordt ondergebracht en klaargezet voor een nieuwe collega. Als diegene bijvoorbeeld in contact was met een klant, stuur dan alle benodigde informatie door naar een andere collega. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker de nodige expertise en ervaring heeft om dit op te pakken. Is dat niet zo? Zet dan alvast de nodige trainingen en seminars klaar. Zo ga je onnodige stress uit de weg.

Vergeet ook niet om klanten op de hoogte te brengen van de verandering. Voor hen is het fijn om te weten dat er goed voor ze wordt gezorgd, ongeacht wie daar verantwoordelijk voor is.

STAP 4: De eigendommen van de organisatie innemen

Deze stap spreekt misschien voor zich, maar is wel erg belangrijk. Zorg ervoor dat je alles wat de medewerker van de organisatie heeft geleend weer inneemt voor diegene vertrekt. Dat is onder andere de laptop, een extra monitor, telefoon, kleding, sleutels, parkeervergunningen, auto's of een creditcard van het bedrijf.

Zorg er ook voor dat interne computersystemen geüpdatet zijn om schending van privacy te voorkomen. Verander alle wachtwoorden van de accounts waar de medewerker toegang tot had. Zo laat je ook aan je andere medewerkers zien dat je privacy hoog in het vaandel hebt staan.

STAP 5: Hou een exitgesprek

Als je het goed doet, geeft een exitgesprek veel inzichten in de sterktes en zwaktes van je organisatie. Je wil natuurlijk graag weten wat de redenen zijn van het vertrek en of je daar iets kunt verbeteren. Op die manier kun je voorkomen dat andere medewerkers om diezelfde redenen je organisatie verlaten. Stuur een korte vragenlijst uit, waarin je onder andere vragen stelt als "Hoe lang denk je er al over na om weg te gaan bij onze organisatie?" tot aan "Mijn directe manager heeft mij ondersteund en geholpen wanneer ik dat vroeg". Als je gebruik maakt van een vragenlijst, kan de medewerker volledig eerlijk zijn en dat levert je waardevolle informatie op.

Wil je een snelle en simpele offboarding vragenlijst doen? Probeer onze innovatieve, makkelijke en leuke tool!

De antwoorden op deze vragenlijst kun je vervolgens bespreken in een exitgesprek. Het is belangrijk dat je bij dit gesprek een open, eerlijke en geïnteresseerde houding aanneemt. Laat je medewerker weten dat ze niet in de problemen kunnen komen met hun antwoorden, maar dat het puur is om als organisatie van te leren. Een open en eerlijk gesprek levert je veel meer op!

STAP 6: Laat je waardering zien

Het offboarding proces kan soms ingewikkeld zijn. Maar vergeet niet dat je uiteindelijk gewoon met een ander mens te maken hebt. Dat betekent dat het belangrijk is om te laten zien dat je de mening en benodigdheden van de ander begrijpt en waardeert. Grijp de kans om meer te leren over jouw organisatie en haar zwaktes met beide handen aan en probeer dat om te zetten naar iets positiefs.

Laat zien dat je je medewerker waardeert en dat ze waarde hebben toegevoegd aan je organisatie. HR en managers kunnen een (online) feestje organiseren om de medewerker te bedanken. Schrijf een kaartje of regel een cadeautje om ze op een positieve manier succes te wensen in hun verdere carrière.

Zorg dat de laatste indruk positief is door te laten zien dat je de inzet van je medewerker op prijs stelt. Make the last moments count, want uiteindelijk vertegenwoordigen vertrekkende medewerkers nog steeds jouw organisatie.

De laatste stap van je offboarding proces: neem afscheid

Afscheid nemen is nooit makkelijk. En zeker als het aankomt op een vertrekkende medewerker, is een goed offboarding proces een must! Als je er tijd en moeite in steekt om een goed proces in elkaar te zetten, zul je zien dat het al snel succes oplevert. Probeer de veelgemaakte fouten die we hebben besproken te voorkomen en stress uit de weg te gaan.

Houd altijd rekening met het welzijn van alle medewerkers, degenen die vertrekken en degenen die blijven. De informatie die je via het offboarding proces opdoet, is erg handig. Nu kun je de tijd nemen om na te denken over wat jouw organisatie misschien mist en hoe je het kunt verbeteren.

Ga aan de slag met de tool van 2DAYSMOOD: een snelle, simpele en innovatieve meetmethode. Vraag een adviesgesprek aan!