We proberen allemaal het perfect gebalanceerde leven na te streven, toch? Het liefst met ‘gelukkig zijn’ als positief bijproduct! Maar dit is gewoonweg lastig in een tijd vol tegenstrijdige mogelijkheden, FOMO (fear of missing out) en FOBO (fear of better options). Zie daar de groeiende aandacht voor het begrip werk-privé balans. We willen leuk en betekenisvol werk met groeimogelijkheden en een lekker salaris, maar daarnaast ook genoeg tijd kunnen besteden aan ál onze persoonlijke, sociale en maatschappelijke activiteiten.
Herken jij deze stressvolle strijd om werk en privéleven in balans te houden bij je medewerkers of bij jezelf? Lees dan nog even verder om te ontdekken hoe jij daar als directie, HR manager of teamleider positief aan kan bijdragen om de stress te verlichten!
Op 22 augustus organiseerden we vanuit 2DAYSMOOD een inspiratiesessie over het thema werk-privé balans. Met HR professionals en werkgeluk experts bespraken we hoe je als werkgever het beste om kunt gaan met het thema werk-privé balans. Het is immers een kritische factor van een gezonde organisatiecultuur én een persoonlijke drijfveer voor werkgeluk. In deze blog lees je de wetenschappelijke inzichten, tips en ervaringen die we met elkaar deelden.
Doe de checklist: ‘Controleer of verzend jij e-mails meer dan 1x per week buiten werktijd?’
Waarom is werk-privé balans een issue?
Tegenwoordig plannen we onze dagen, naast werk, hyperefficiënt vol met diverse activiteiten (sport, sociaal, gezin, persoonlijke ontwikkeling, vakantie, …). Daarbij vergeten we natuurlijk niet om het nog even te delen op social media. Maar wat we soms wél vergeten is de juiste balans aan te brengen in deze activiteiten!
Op het werk lopen we dan vaak als eerste tegen problemen aan bij dit jongleerspelletje. Logisch, want daar investeren we het grootste gedeelte van onze tijd in én het is de factor die zorgt voor de financiële middelen om de andere ballen hoog te houden. Moeilijk om hier zomaar aan te schaven dus. Bovendien hebben we op het werk vaak te maken met werkdruk, gebrek aan vertrouwen of (onrealistische) verwachtingen vanuit klanten, leidinggevenden, collega’s én onszelf. Dit alles maakt het voor zowel medewerkers als managers moeilijk of onveilig om een disbalans tussen werk en privé, en de gevolgen daarvan (stress, burn-out), te bespreken. Dat moet wat mij betreft veranderen, want met openheid en bewustzijn zet je de eerste stap naar een positiever werkklimaat met gelukkige en productieve medewerkers.
Heb jij zelf een gewenste balans tussen werk en privé?
Voordat we ervaringen en wetenschappelijke inzichten delen, wil ik je eerst even stil laten staan bij jouw eigen werk-privé balans of die van je medewerkers. Is er een gewenste scheiding tussen werk en privéleven? Of zoek jij meer een integratie, waarbij je evengoed genoeg afschakel- en oplaadmomenten hebt? Beantwoord de volgende vragen met ‘ja’ of ‘nee’ om meer inzicht te krijgen (of stel ze binnen je team):
- Controleer of verzend jij e-mails meer dan 1x per week buiten werktijd?
- Werk je meer dan 1x per week tijdens je lunchpauze door?
- Voel jij je schuldig wanneer je niet werkt?
- Is het moeilijk voor je om te ontspannen en werk los te laten?
- …zelfs als je op vakantie bent?
- Heeft verveling, stress of werkdruk vaak een negatieve invloed op je zelfvertrouwen?
- …en op je plezier binnen én buiten werktijd?
- Vind je het moeilijk om concentratie vast te houden voor niet werk-gerelateerde zaken?
Heb je 2 of meer van bovenstaande vragen beantwoord met ‘ja’? Dan is het aannemelijk dat jij niet de ideale werk-privé balans ervaart.
Hoe ziet de ideale werk-privé balans eruit?
De vraag die rest is natuurlijk: wanneer ervaren we dan die goede balans tussen werk en privé? Heeft dat te maken met en gelijke verdeling van tijd? Betekent het dat we 50% van onze beschikbare tijd moeten besteden aan professionele zaken en 50% van onze beschikbare tijd aan persoonlijke zaken? Of heeft het te maken met een gevoel? Zijn we in balans als we een gevoel van controle, weinig stress en genoeg vrijheid ervaren? Tijdens de 2DAYSMOOD inspiratiesessie van 22 augustus vroegen wij de deelnemers wanneer zij een goede balans ervaren.
“Als ik voldoende tijd heb om mijn werk te doen en voldoende tijd heb om te ontspannen (en slapen).”
“Als ik een positief rustgevend gevoel ervaar nadat mijn bezigheden succesvol zijn afgerond.”
“Altijd afwisselend. Als ik met plezier thuis kan zijn én als ik met plezier mijn werk kan doen. Soms is dat meer werk, soms is dat meer privé.”
“Wanneer ik zowel op het werk als daarbuiten gefocust kan zijn op dat waar ik mee bezig ben.”
In alleen al deze 4 antwoorden zijn verschillende componenten zichtbaar die voor een individu kunnen bijdragen aan een gevoel van balans. De bevindingen in mijn literatuuronderzoek sluiten hier goed op aan. Ik kon namelijk géén eenduidige omschrijving vinden van de ervaring van de beste werk-privé balans.
Wetenschap over werk-privé balans
Literatuur vertelt ons dat de ervaring van een werk-privé balans te maken heeft met de verschillende levensrollen (werk, familie, vrienden, persoonlijk) die je vervult. De balans wordt hierbij beïnvloed door de perceptie van tijd, tevredenheid, inspanning en conflict. Deze perceptie verschilt per individu, en zelfs per levensfase (denk aan een intensieve studie, nieuwe baby, kans op promotie, etc.). Al vroeg werd onderzocht en erkend dat niet-werk gerelateerde zaken die we meemaken in onze levensrollen en levensfasen meegenomen kunnen worden in de werkdag. Met name familiaire of persoonlijke verplichtingen. Ze kunnen vervolgens een negatieve invloed hebben op de gezondheid van het individu en de prestaties op werk (Khalliath & Brough, 2008).
Volgens onderzoek van HR-dienstverlener ADP (2018) gaf 62% van de 500 Nederlandse respondenten aan dat de privésituatie invloed heeft op de werkprestaties.
‘Met een keuze uit zeven geluksdrijfveren zette 62% van 1400 Nederlandse medewerkers ‘werk-privé balans’ in hun top 3.’
Hoe beoordelen medewerkers hun werk-privé balans?
De term werk-privé balans bestaat al tientallen jaren, maar bij 2DAYSMOOD merken we dat dit pas de laatste jaren een steeds belangrijker thema aan het worden is voor werknemers. Werk-privé balans is daarom een van de 15 meetbare drijfveren van het 2DAYSMOOD Employee Happiness Model. Met inzet van onze wekelijkse 15 seconden enquête hebben diverse klanten de werk-privé balans in hun organisatie gepeild. In 21 verschillende bedrijven (totaal 3206 medewerkers) is gevraagd hoe tevreden medewerkers zijn over hun werk-privé balans maar ook hoe belangrijk zij dit vinden voor hun werkplezier. Gemiddeld gaven de medewerkers een tevredenheidsscore van 3.55 (van de 5). Een nette voldoende zou je kunnen concluderen. Echter is de impact van dit cijfer redelijk hoog, want de medewerkers scoorden op de stelling ‘de werk-privé balans is belangrijk voor mijn werkplezier’ gemiddeld een 4.4 (van de 5). Er zit dus een noemenswaardige discrepantie tussen de huidige situatie en de gewenste situatie volgens de medewerker. Als directeur, HR en teamleider is dit een teken om het thema serieus te nemen, immers hoe groter deze discrepantie hoe groter de positieve impact die er te behalen valt.
In het jaarlijkse HR benchmarkonderzoek (2018) van HR dienstverlener RAET is de vraag gesteld: ‘Wat bepaalt of jij gelukkig bent in je werk?’. Van de 7 gelukdrijfveren zette 26% van de 1400 Nederlandse medewerkers ‘werk-privé balans’ op nummer 1, 21% op de tweede plek en 15% op de derde plek. Hiermee komt de drijfveer bovenaan te staan als grootste beïnvloeder voor het positieve gevoel op werk. Nog boven ‘Beloning/arbeidsvoorwaarden’ (2e positie) en ‘Betekenisvol werk’ (3e positie)!
Is de werknemer of werkgever verantwoordelijk?
Je kunt je natuurlijk afvragen in hoeverre jij als werkgever, HR professional of teamleider verantwoordelijk bent voor de werk-privé balans van medewerkers. Zijn ze daar niet zelf verantwoordelijk voor? Natuurlijk! Echter kun je hier als werkgever wel een rol in spelen. Volgens onderzoek van SBI training & advies onder 1500 Nederlandse werknemers, denkt vier op de vijf medewerkers baat te hebben bij preventieve externe ondersteuning en begeleiding om een goede balans te realiseren tussen privé en werk. De overgrote meerderheid (69%) van de medewerkers vindt dat de werkgever hieraan financieel zou moeten bijdragen. Kortom, het wordt dus gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Het mooie is dat dit onderzoek ook uitwijst dat de meeste medewerkers er geen moeite mee hebben wanneer de werkgever de balans tussen werk en privé aan de orde stelt. Toch bespreekt ruim 80% van de werknemers dit onderwerp zelden of nooit met de werkgever. Dus management, tijd om die medewerker een klein zetje te geven en dit bespreekbaar te maken! Stel jouw medewerkers bijvoorbeeld eens een van de volgende vragen.
Drie simpele vragen om werk-privé balans bespreekbaar te maken
Vraag 1: “Hoe gaat het thuis?”
Er zijn veel medewerkers die naast hun werk bepaalde zorgtaken hebben. Bijvoorbeeld voor hun jonge kinderen of een van hun ouders. Door deze tijdsintensieve of aandacht behoevende omstandigheden dragen zij druk en stress met zich mee, ook naar het werk. Door de bovenstaande vraag te stellen, en daarmee oprechte interesse te tonen, ontstaat er begrip van beide kanten. Waarom is iemand moe of prikkelbaar, of is hij of zij niet bereikbaar? Waar de ene persoon graag werk inricht op het principe van werk-privé balans (werk en privé tijd strikt gescheiden houden) werkt de andere liever vanuit werk-privé integratie (bijvoorbeeld wat werk afmaken in de avonden als de kinderen op bed liggen).
Vraag 2: “Wat denk jij dat de normen en verwachtingen zijn rondom werk-privé balans?”
Werknemers denken 24/7 bereikbaar te moeten zijn. Ook al staat het niet zwart op wit dat de telefoon altijd binnen handbereik moet zijn of dat de mail per direct beantwoord moet worden, toch voelen medewerkers vaak een bepaalde druk vanuit zowel de werkgever als collega’s. Bespreek met elkaar hoe jullie hierover denken, spreek de verwachtingen uit! Bedenk vervolgens hoe je met alle betrokkenen kunt samenwerken om ieders werk-privé balans te respecteren.
Vraag 3: “Wat kun jij zelf doen om je werk-privé balans te verbeteren?“
Is de balans kwijt? Waar ligt dat volgens de medewerker zelf aan? En wat heeft hij de afgelopen weken al zelf gedaan, zowel op werk- als privégebied, om de balans terug te krijgen? Zijn er bepaalde huishoudelijke taken uitbesteed voor extra vrije tijd? Kun je van 4 keer in de week sporten naar 3? Kunnen de boodschappen wekelijks vooruit besteld worden? Uiteindelijk wil je je medewerkers op zo’n manier coachen, dat ze meer persoonlijk leiderschap ontwikkelen. In elk gesprek, over welk onderwerp dan ook, is het belangrijk dat de medewerker zelf zijn verantwoordelijkheden en doelen kan definiëren. Een medewerker moet zich eigenaar voelen van het probleem of de situatie. Het delen van tips en eigen ervaringen kan natuurlijk wel altijd helpen!
‘Wij starten elke meeting met de vraag ‘Hoe zit je erbij?’. Door hiermee te openen verbetert de kwaliteit van de discussies; iedereen heeft namelijk al een keer gesproken.’
Best practices van werk-privé balans in de organisatiecultuur
2DAYSMOOD – ‘Maar we verwachten helemaal niet dat je reageert!’
Een half jaar geleden is ook binnen 2DAYSMOOD het onderwerp werk-privé balans in teamverband besproken, toen uit de nulmeting bleek dat de gewenste situatie een ander beeld liet zien dan de huidige tevredenheidsscore. Bij 2DAYSMOOD werkt iedereen waar, hoe en wanneer hij wil, hierdoor komt het ook voor dat medewerkers ‘s avonds werken zodra de kinderen op bed liggen. Aangezien er geen onderscheid is tussen een werk en privé telefoon, kregen sommige collega’s stress van het feit dat ze met een schone, lege inbox de avond begonnen, maar de nacht startten met een rood mailboxicoontje in het scherm. Het is dan toch moeilijk de verleiding te weerstaan om ‘s avonds je mails te lezen, en als je dan toch aan het lezen bent hè.. Toen dit gevoel eenmaal aan tafel werd gedeeld, reageerden de collega’s die ‘s avonds werkten verbaasd; ‘Maar we verwachten helemaal niet dat je reageert!’.
Aangezien iedereen de flexibiliteit en autonomie van de 2DAYSMOOD manier van werken wél erg waardeert, zijn er gezamenlijk twee nieuwe regels afgesproken. Als je ’s avonds werkt zet je te versturen mails in concepten of je plant ze in. Mails gaan er de volgende ochtend pas uit. Bovendien communiceren we nu ook via Slack in plaats van via Whatsapp. Zo kun je in je vrije tijd rustig via Whatsapp je privé contacten onderhouden, zonder geconfronteerd te worden met werk gerelateerde berichten, Slack berichten zet je dan lekker op ‘snooze’!
Tijdens de 2DAYSMOOD inspiratiesessie voor klanten werden er ook een aantal leuke praktijkvoorbeelden gedeeld.
Vie People – Arbeidsovereenkomst teruggebracht naar twee pagina’s
Reindert Kriek, HR innovator bij Vie People vertelt: ‘Wij starten elke meeting met de vraag ‘Hoe zit je erbij?’. Door hiermee te openen verbetert de kwaliteit van de discussies; iedereen heeft namelijk al een keer gesproken. Tegelijk weet iedereen van elkaar hoe hij of zij in de meeting zit: de een heeft misschien wat privézaken aan zijn hoofd terwijl de ander net een succesvol project heeft afgerond. Daarin heeft onze founder Wendy altijd het goede voorbeeld gegeven.”
“Ook hebben wij onze arbeidsovereenkomst teruggebracht tot 2 pagina’s met begrijpelijke en frisse taal. Boven in de header staat: ‘Je werkt zoveel mogelijk bij gave klanten aan uitdagende opdrachten, zodat je wordt gestretcht en uitgedaagd, maar niet gestrest raakt van het werk.’ Op deze manier zijn de verwachtingen voor elke (nieuwe) Vie’er duidelijk, en dat maakt de drempel om elkaar hierop scherp te houden een stuk lager.”
Aareon – Green Consultancy met flexibele arbeidsuren
Bij Aareon, Europa’s grootste leverancier van software voor vastgoedbedrijven, hebben ze het principe van Green Consultancy beleid bedacht. Eelkje Kingma, HR adviseur: “Onze consultants zijn veel onderweg, en sommige klanten kunnen ver van hun woonadres gevestigd zijn. Aareon streeft met Green Consultancy naar een betere balans voor haar medewerkers, minder reis- en verblijfkosten en minder belasting van het milieu. Zo overleggen we met onze klant welke werkzaamheden op afstand gerealiseerd kunnen worden en of flexibele arbeidsuren mogelijk zijn. Daarnaast stimuleren wij het gebruik van OV, carpoolen samen met je collega’s en bieden we de mogelijkheid om te overnachten. Zo kan tijdens de rit in de trein of auto al op afstand worden gewerkt & als eventueel buiten de spits gereisd worden.”
Otherside Software – Werk-privé integratie met vakantiefoto’s
Happiness manager Petra van Lint, werkzaam bij Otherside Software in Den Bosch: “Wij vinden het belangrijk dat werk en privé elkaar niet in de weg moet zitten. Zo brengen bij ons ook de directieleden hun kinderen naar school, of zorgen we ervoor dat je kan sporten net na werktijd. Werk en privé lopen daardoor soms door elkaar heen en dat is ook juist leuk. Zo hebben we deze zomer aan collega’s gevraagd foto’s te sturen van henzelf op de vakantiebestemming. Deze foto’s hebben we opgehangen op een bord in de kantine. Dit bord zorgt voor persoonlijke gesprekken tussen collega’s tijdens de lunchpauze.”
Ben jij een rolmodel binnen en buiten werktijd?
Uiteindelijk begint het ook bij jezelf, als directeur, HR manager of teamleider heb je een voorbeeldfunctie. Kijk eens goed naar je eigen werkwijze en flexibele houding of het vertrouwen dat je geeft. Kan dit een impact hebben op de werk-privé balans van je collega’s?
Zo was ik in juli op vakantie in Zweden en kon ik de verleiding niet weerstaan mijn mail te bekijken en te reageren. Zie hier wat ik vervolgens terug kreeg van de co-founder van 2DAYSMOOD…
“Wat ben je toch ook een betrokken collega. Blij dat je hier werkt. En nu wil ik je niet meer horen oke? Vakantie vieren jij!!!!
Doeg en tot na je vakantie.
En je weet het he! Ik wil je NIET meer horen!!!!!”
Robin van der Meulen
Strategic Happiness Expert 2DAYSMOOD
