Hoe richten we onze organisaties op een duurzame manier in als we vanuit huis werken? In deze blog zoomen we hier verder op in. Als je eenmaal weet waar je staat met je organisatie en feedback hebt verzameld van medewerkers, hoe richt je dan dit beleid in? En waar moet je op letten? In deze blog delen wij onze tips voor hybride werken!
Inmiddels zijn we allemaal zo ongeveer experts geworden in werken op afstand, en leren we steeds beter wat wel (en vooral ook níét) werkt. Zo schreef TRT World onlangs dat thuiswerken ervoor zorgt dat we massaal langere werkdagen maken. Microsoft trok zelfs aan de bel wegens oververmoeide medewerkers. Zo liet onderzoek waarin zij de hersengolven van deelnemers aan videovergaderingen analyseerden, al na slechts 2 uur (!) neurologische activiteit zien die verband houdt met stress en overwerk. De organisatie gaf tijdens hun eerste jaarlijkse Work Trend Index aan dat bedrijven met een doordacht hybride werken beleid moeten komen, willen ze dit succesvol neerzetten.
Tijd voor tips: hybride werken doe je zó
Op het gebied van hybride werken zijn er nog veel verbeteringen te halen. We geven je 12 tips om hybride werken in jouw organisatie te optimaliseren!
Wil je de volledige Toekomst van Werk enquête online en in meerdere teams tegelijk afnemen?
Zorg voor een gezonde werk-privé balans
Juist om oververmoeidheid en burn-out bij medewerkers te voorkomen, is het in een hybride organisatie misschien nog wel belangrijker om prioriteit te stellen aan het welzijn van medewerkers. De scheidingslijn tussen werk en privé is nog kleiner, en de verleiding om ’s avonds nog even door te werken nog groter.
TIP 1: Maak duidelijke afspraken met elkaar over werktijden en pauzes. Wees met elkaar alert op structureel overwerken, en moedig elkaar om ’s avonds en in het weekend zo min mogelijk te werken en écht rust en ontspanning te pakken. Geef als manager hierin ook het goede voorbeeld.
TIP 2: Stimuleer elkaar om een gezonde en goede zelfzorg tot prioriteit te maken. Toon bijvoorbeeld interesse als je weet dat iemand net een sportwedstrijd heeft gehad. Of organiseer een wandelklassement (download de Ommetjes app!), waarin je als team de uitdaging met elkaar aangaat om zoveel mogelijk te wandelen.
Veel organisaties hebben een beleid om welzijn en gezondheid van medewerkers te bevorderen. Zo vergoeden sommige bedrijven sportschoolabonnementen of de aanschaf van een fiets. Brengt dit vooral onder de aandacht en stimuleer je team.
(Her)definieer jouw organisatiecultuur
Om tot een duurzaam en toekomstbestendig hybride beleid te komen, is het belangrijk om te weten wat jullie vertrekbasis of baseline is. Alles begint dus bij het (her)definiëren van jullie organisatiecultuur: wat zijn jullie waarden? En jullie missie en visie? Welke strategie willen jullie hanteren? Wat moet er eventueel anders om goed te kunnen werken in een hybride cultuur? Vervolgens is het belangrijk om deze cultuur zo goed mogelijk te verspreiden door je organisatie.
TIP 3: Aangezien jullie elkaar niet meer dagelijks op kantoor zien, zul je hier nieuwe (creatieve) manieren voor moeten vinden. Cultuur wordt verspreid via de interactie tussen mensen en het delen van verhalen. Zorg voor een goede interne communicatie, en wissel hierin af qua communicatiestijlen (denk bijvoorbeeld aan informeel en formeel) die passen binnen jouw organisatie.
TIP 4: Deel informatie via verschillende communicatiekanalen. Denk aan mail, Microsoft Teams, het internet, in meetings of via de post. Verspreid verhalen. Nodig een collega die goed kan vertellen uit om een verhaal te delen via een Zoom meeting of een persoonlijk filmpje.
TIP 5: Neem ruim de tijd om samen te bepalen waar jullie trots op zijn, en verspreid dit zoveel mogelijk door jullie organisatie. Wat gaat er goed? Wat hebben jullie de afgelopen tijd met elkaar bereikt? Probeer dit zo goed mogelijk vast te houden!
Kijk ook naar wat er minder goed gaat. Hoe kun je dit met elkaar (verder) verbeteren? Breng dit samen in een overzicht, om duidelijk in kaart te brengen wat wel en niet werkt in een hybride organisatie.
Zoek elkaar op als je hybride werkt!
Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk met elkaar in verbinding blijft. Plan bewuste momenten in waarop jullie met je team bij elkaar komen. Wissel af in de manier waarop je contact hebt. Zo kun je een wekelijkse update plannen, waarin iedereen verteld wat hij/zij deze week heeft gedaan.
TIP 6: Neem ook juist de tijd voor informele momenten. Plan eens een informele pub quiz of online escape room gedurende de werkdag of bel eens een collega op om te horen hoe het weekend is geweest. Zoek offline contact binnen de mogelijkheden. Spreek af om met een collega te gaan wandelen. Dit kun je als organisatie ook goed stimuleren door wandelingen te coördineren.
TIP 7: Doe dit met je hele organisatie, zodat je ook eens contact hebt met medewerkers van andere teams. Wie weet blijkt er wel een hele aardige collega om de hoek te wonen en kun je vaker afspreken om te wandelen!
Wonen je collega’s verder weg? Bel eens met je collega’s terwijl je de hond uitlaat. Maak een connectie, lach samen en besef je dat we allemaal mensen zijn!
Eén op één momentjes en empathie bij hybride werken
Leiderschap bij hybride werken brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Zo is het soms nog lastiger om inzicht te hebben in waar je teamleden mee bezig zijn en hoe het met ze gaat.
TIP 8: Wees duidelijk, maar ook empathisch. Als manager is het je taak om duidelijk te communiceren wat je verwacht van je teamleden. Maak afspraken met elkaar, en creëer overzicht in wie welk project oppakt. Wees ook duidelijk in wat je inhoudelijk van je teamleden verwacht. Een goede manier om te checken of alles duidelijk is, is om hier naar te vragen. Is alles duidelijk? Heb je nog bepaalde vragen?
TIP 9: Creëer momenten waarop je interesse toont in het welzijn van je teamleden. Bijvoorbeeld tijdens een 1-op-1 momentje of tijdens de teamvergadering. Geef aan dat je het welzijn van je team belangrijk vindt, en dat je hier graag wil ondersteunen waar mogelijk. Vraag regelmatig aan je teamleden hoe het met ze gaat en of ze nog tegen bepaalde dingen aanlopen.
Veel medewerkers vinden het überhaupt fijn dat er naar ze geluisterd wordt. Ook als het probleem niet meteen opgelost kan worden, verbetert het emotionele welzijn van medewerkers enorm als zij zich opgemerkt en gesteund voelen. Probeer ook op afstand juist lastige gesprekken te voeren. Voorlopig zit naar kantoor gaan er nog niet in, en alles uitstellen gaat op den duur wringen. Spreek irritaties uit, en laat het elkaar ook weten als het even niet zo goed gaat.
Tips om je hybride werkplek in te richten
Tenslotte is het belangrijk om met elkaar te bekijken hoe je de hybride werkplek wilt inrichten. Nadat je inzicht hebt verkregen in of, wanneer en waarom medewerkers weer naar kantoor willen komen kun je hier je beleid op inrichten. Door inzicht te krijgen in de voor en nadelen van werken op afstand, kun je actiegericht aan de slag. Heb je nog geen inzicht?
TIP 10: Zorg ervoor dat je IT systeem op orde is zodat mensen effectief thuis kunnen werken. Maak een duidelijk overzicht van jullie informatiestructuur. Waar moeten mensen zijn als ze bijvoorbeeld een vraag hebben aan HR? Hoe kunnen ze een declaratie indienen? Zorg ervoor dat deze informatie duidelijk gecommuniceerd wordt.
TIP 11: Onderzoek verschillende manieren om met elkaar in contact te blijven (zoals bijvoorbeeld Teams, Slack, Microsoft Outlook of regelmatig een vergadering) en kijk wat voor jullie het beste werkt. Maak ook duidelijke afspraken en spreek verwachtingen uit. Hoe snel moeten mensen reageren op een mail, of Slack bericht?
TIP 12: Maak ook een plan voor het kantoor. Welke taken zijn lastig thuis uit te voeren en willen medewerkers graag op kantoor doen? Hoe kun je je kantoor hierop inrichten? Wellicht is er meer behoefte aan ruimtes waar gezamenlijk gebrainstormd of in teams gewerkt kan worden. Bekijk hoe je dit als organisatie kunt faciliteren.
Nog meer tips voor hybride werken?
Wat zijn jouw tips om hybride werken zo optimaal mogelijk in te richten? Ga eens met elkaar dat gesprek aan (thuis of op kantoor). Maak een lijstje en deel ze met jouw collega's! Wil je nog meer tips voor hybride werken ontvangen in de toekomst? Download de gratis e-book '15 tips om van hybride werken een succes te maken'
Wil je de Hybride Werken vragenlijst online afnemen en het effect monitoren?
Vraag hier een demo of quickscan aan
