Friska Wirya is de oprichter van Fresh by Friska en een “Change Management Expert”. Ze deelde haar kennis met onze cultuurpartner Delivering Happiness om uit te leggen hoe “Cultivating Culture” jouw jouw werknemers zal helpen optimaal te presteren terwijl ze op afstand werken.
Verbaast het je te weten dat de organisatiecultuur altijd een van de belangrijkste redenen is waarom mensen bij een bedrijf komen of het verlaten?
Na bijna een decennium te hebben gewerkt voor enkele van de grootste wereldwijde bedrijven in mijnbouw, technologie en engineering, heb ik gemerkt dat organisatiecultuur het wint van strategie!
Gerenommeerd managementprofessor David Caldwell beschreef cultuur als “al dat onzichtbare materiaal dat organisaties aan elkaar lijmt”. Cultuur omvat doelen, waarden, benaderingen, symbolen, rituelen en gewenst gedrag. Cultuur bestaat uit zaken die vaak moeilijk te codificeren, evalueren, meten en dus te managen zijn.
Dus hoe kunnen we het ontastbare en onzichtbare vertalen naar de virtuele wereld?
CREËER HET
Waar willen we bekend om staan? Hoe willen we dat mensen zich voelen wanneer ze het zoveelste Zoom-gesprek binnenkomen? Hoe willen we dat ze beschrijven hoe het is om hier te werken? Hebben we de cultuur consistent gecommuniceerd? Is het verzonken? En tot slot…hoe weten we dit?
Stel een ‘playbook’ op voor je organisatiecultuur waarin de cultuur wordt gedefinieerd en voorbeelden worden gegeven van hoe het er in de praktijk uitziet. Een geweldig voorbeeld hiervan is van Netflix.
Andere voorbeelden zijn: Tech in Asia Culture Code v3, The HubSpot Culture Code, LinkedIn Culture Deck, IDEO Values.
Niets genereert meer gevoel van eigendom en buy-in dan betrokkenheid. Dus zoek naar manieren om jouw mensen in staat te stellen de cultuur te creëren die ze altijd al wilden. De mate van betrokkenheid kan worden geschaald of aangepast op de behoeften. Denk aan een eenvoudig e-mailverzoek om suggesties te delen of online gestructureerde focusgroepen.
COMMUNICEER HET
Maak de cultuur echt, breng haar tot leven. Praat erover, visualiseer het en normaliseer het. Hier zijn enkele concrete ideeën die je nu kunt implementeren:
- Zorg dat mensen eenvoudige do’s en don’ts hebben om gedrag te volgen en te verankeren. Dit gedrag dient als voorbeeld van het dagelijkse ritme van ‘werken op afstand’.
- Visuele uitigen maken het verschil! Zet camera’s aan tijdens virtuele vergaderingen, deel leuke bureaubladachtergronden en laat de cultuur zien die het team kan gebruiken.
- Gebruik één enkele bron van informatie waar alle werknemers kunnen leren ‘hoe de dingen hier worden gedaan’.
- Verwelkom nieuwe medewerkers (virtueel) voor het team.
- Koppel nieuwe en huidige werknemers aan elkaar in een omgekeerd mentorsysteem.
- Gebruik “gifs” en “memes” om wat kleur en persoonlijkheid toe te voegen en verken tools om samenwerking en plezier te maximaliseren.
- Betrek iedereen erbij. Doe een regelmatig een rondje ‘erkenning geven’ aan mensen die de waarden van jullie cultuur op afstand mooi hebben nageleefd of gestimuleerd.
VERSTERK HET
Blijf de cultuur verbeteren. Wat zijn de succesindicatoren en hoe weten we wanneer we die hebben bereikt? Leren we van elkaar? Leren we continu van cultuurleiders binnen en buiten onze branche? Hebben we een groeimindset? Verzamel regelmatig feedback en maak aanpassingen.
Als je geen ervaring hebt met het leiden van een team op afstand, zul je de eerste keer niet met een 10 slagen. Logisch! Vraag elke medewerker (via persoonlijk contact of een tool) om je te vertellen wat wel en niet werkte.
Het is niet slim te stoppen met het verzamelen van feedback nadat je werknemers een keer betrokken zijn. Creëer de verwachting dat regelmatige feedback van medewerkers er toe doet en vraag er dus ook naar. Evalueer je eigen inspanningen, luister naar je werknemers, breng waar nodig aanpassingen aan en koppel dit terug. Deze cultuur van constructieve feedback zal je helpen groeien. Je medewerkers weten immers dat ze veilig hun mening kunnen geven en dat die meetelt in beslissingen. Dit vergroot betrokkenheid en loyaliteit.
Voor de organisatiecultuur op afstand is ook verbondenheid onmisbaar. Dit gevoel is voor iedereen anders. Ik heb virtuele koffie meetings en online happy hours gezien. Je kunt enkele teambuilding spellen opnemen in jouw normale gesprekken of een Slack kanaal starten om foto’s van jullie huisdieren of favoriete reisbestemmingen uit te wisselen. In mijn bedrijf zijn we begonnen met het delen van één persoonlijke en professionele overwinning tijdens onze wekelijkse vergaderingen. Dit leidt altijd tot interessante gesprekken en versterkt verbondenheid.
In deze tijd, meer dan ooit, kan een gezonde organisatiecultuur een groep mensen in staat stellen iets veel groters te bereiken dan slechts de som van de betrokken individuen. Het is wat organisaties in staat stelt het onmogelijke te bereiken.
