Aan de slag met HR data trends: in 7 stappen van data naar daad!

Wil je niet alleen inzicht in hoe het met je medewerkers gaat? Hoe betrokken en gelukkig ze zich voelen op hun werk? Wil je het liefst dat jouw medewerkers elke dag met veel plezier naar hun werk komen, betrokken en gemotiveerd zijn om hun taken uit te voeren? Maar ben je nog steeds bezig met het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek? Dan is het een goed idee om over te stappen naar real-time HR data trends. Daarmee geef je de totale organisatie continu relevante inzichten, waarmee je de vinger aan de pols houdt en proactief en sneller kunt reageren. Dit is een unieke en eenvoudige manier om eigenaarschap en regie binnen de teams zelf neer te leggen. Hiermee worden medewerkers actief betrokken bij hun eigen werkgeluk of -tevredenheid.

Meten is weten! Dat is bewezen, maar meer werkgeluk creëren stopt niet bij het meten. HR analytics zorgen voor inzicht waarmee je data-gedreven acties kunt nemen. Maar dat is wellicht makkelijker gezegd dan gedaan. De praktijk wijst uit dat een verandering niet alleen komt door inzicht. Medewerkers proactief in actie krijgen gaat niet vanzelf. Positieve en duurzame gedragsverandering realiseren is cruciaal, maar tegelijkertijd het moeilijkste wat er is. Zorgvuldige implementatie en borging bepalen het succes voor positieve verandering binnen de organisatie. In een verandertraject doorloop je verschillende fasen met elk zijn eigen aandachtspunten en ontwikkelmomenten.

De Happy High Performance Organisatie

Om te komen tot een echte ‘Happy High Performance Organisatie’ (HHPO), waar medewerkers vitaal en bevlogen hun werk doen, is een integrale aanpak belangrijk. En dus moet je data optimaal gebruiken voor diverse strategische, organisatie- en teamdoelen. HHPO vraagt om een aanpak die zich richt op een samenhang tussen strategie, structuur, cultuur en mensen in een organisatie. 2DAYSMOOD en JECKX hebben een innovatief 7-fasenmodel ontwikkeld die data-gedreven is en mens- en proactief georiënteerd. Met een integrale aanpak weet iedereen waarom ze de dingen doen die ze doen en wat ze hiermee bijdragen.

Het uiteindelijke doel: een continu feedback model waarbij actie centraal staat. Samen ga je binnen de organisatie aan de slag om de gewenste verandering en mogelijkheden voor een positief werkklimaat te realiseren. Nog voordat de eerste meting live gaat, start je met de eerste fase!

Fase 1: Definieer je scope

Om op lange termijn effect te hebben van continu meten en HR analytics is een goede voorbereiding één van de belangrijkste dingen. Voordat je gaat meten zul je eerst je doelen moeten stellen. Dit kun je doen met een strategische sessie. Tijdens deze sessie bekijk je met de organisatie welke impact je wil maken en waar de metingen toe moeten bijdragen. Oftewel, wat wil je bereiken? Daarbij is het belangrijk om in kaart te brengen hoe het onderzoek bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen, de missie en visie van de organisatie en de organisatiecultuur. Ga na wat ieders verwachtingen zijn. Zo zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.

In deze fase ga je dieper in op hoe de meting eruit moet zien, wat de uitslag zegt en hoe je met de HR analytics aan de slag gaat. Wanneer ga je de resultaten bespreken binnen het team? Hoe ga je de resultaten terugkoppelen? Wanneer wordt er een actieplan gemaakt? En wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering en het controleren van de voortgang? Door hier van tevoren goed over na te denken schep je realistische verwachtingen en een helder beeld voor jezelf en de rest van de organisatie. Dit zal helpen bij het creëren van commitment voor de methode.

Fase 2: Activeer en betrek de organisatie

Nu de strategische doelen helder zijn, is het tijd om de rest van de organisatie klaar te stomen voor het meten. In deze fase laat je niet alleen iedereen kennismaken met de tool, maar zorg je er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de doelstellingen zoals die door de organisatie zijn gesteld. Goede communicatie is hierbij van groot belang. Laat medewerkers weten waar ze het voor doen!

Wat zijn jullie doelstellingen? Wat wordt er gedaan met de uitkomsten van de metingen? En hoe gaan jullie het onderzoek opvolgen? Creëer ambassadeurs binnen de organisatie voor deze transitie zodat die hun collega’s kunnen enthousiasmeren. Zo wordt het een gezamenlijke verantwoordelijkheid en blijft het geen “HR-dingetje” waarbij het alleen top-down wordt uitgerold. Hiervoor is een speciale training beschikbaar. Zorg dat je werkt aan de benodigde know-how. Zo kunnen de ambassadeurs intern collega’s weer meenemen, met een leuke presentatie of bijvoorbeeld door een filmpje op te nemen. Betrokkenheid van medewerkers is uiterst belangrijk, aangezien zij degene zijn die input gaan leveren.

“Van data, naar daad, naar resultaat” lukt alleen als er focus is op waar je mee bezig bent. Ons 7-fasen model geeft diverse handvatten vanaf start implementatie. Niet alleen data, maar ook begeleiding gedurende het proces. Zo sta je niet alleen!

- Martin Meulenkamp, CEO van 2DAYSMOOD

Fase 3: Tijd om te gaan meten!

In fase 3 is het tijd om écht met HR analytics te beginnen: je gaat data uit de organisatie verzamelen. Hierbij is het belangrijk om het antwoordpercentage hoog te houden en om bij te sturen als het lager is. Hoe hoger het antwoordpercentage, hoe betrouwbaarder en valide het onderzoek! Je wil natuurlijk dat de resultaten zo representatief mogelijk zijn.

Als het onderzoek anoniem is, benadruk dit dan ook. Medewerkers zullen zich dan vrijer voelen om eerlijke antwoorden te geven. Ook kun je de voordelen benadrukken voor de organisatiecultuur, productiviteit, innovatie en het teamsucces. Geef aan waarom het belangrijk is om deel te nemen en dat de mening van je medewerkers belangrijk is voor de organisatie. Zonder hun feedback is het immers lastiger om resultaten te bereiken. Serieuze deelname zorgt voor meer betrokkenheid van medewerkers, wat het werkgeluk op een positieve manier beïnvloedt.

Naast het inzicht over de data worden leidinggevenden of teamverantwoordelijken getraind in het voeren van het goede gesprek. Hoe bespreek je emoties in je team? Hoe stimuleer je acties en eigenaarschap? Maar vooral heel belangrijk: hoe maak je het levendig in het team op de langere termijn? In deze fase wordt hard gewerkt aan het meten, maar ook aan de basis om duurzaam met de data aan de slag te gaan. Ook is het belangrijk zorg te dragen dat iedereen enthousiast blijft.

Fase 4: De HR analytics interpreteren

Als de resultaten binnen zijn, is het tijd om inzichten te verkrijgen uit de HR analytics. Hoe interpreteer je de data? Wat valt er op? Wat gaat er al goed en waar kunnen jullie in verbeteren? En hoe ga je de data verder in de organisatie bespreken en laten landen?

Bij de start heb je in de voorbereiding keuzes gemaakt in de mate van belangrijkheid (bv. communicatie, omgeving, werk-privé balans etc.). De uitslag geeft nu inzicht in resultaten. De meest bijzondere en bruikbare is de koppeling aan die mate van belangrijkheid. Zo heb je direct in beeld welke acties echt noodzakelijk zijn en welke minder belangrijk (ondanks misschien een minder positieve uitslag).

In deze fase is het belangrijk om gerichte actieplannen te definiëren en een focus te kiezen. Probeer niet te veel tegelijk te doen: vaak werkt het beter om je op één aspect waar verbetering nodig is te focussen. Zorg dus dat er prioriteiten ontstaan. Waar kun je het meeste impact maken? Doe dat eerst.

Wees daarnaast transparant over de resultaten en zet de data om in begrijpelijke taal voor iedereen. Voor medewerkers is het belangrijk om terugkoppeling te krijgen zodat ze direct zien wat er met hun input gebeurt.

Fase 5: Implementatie - voer je initiatieven door

In de voorgaande fase heb je bedacht wat je gaat doen en hoe je dit gaat doen. Nu is de tijd aangebroken om initiatieven door te voeren. Soms kan het bespreekbaar maken al tot een enorme verbetering leiden. Je zult dan ook aandacht moeten besteden aan het creëren van een veilige omgeving waarin medewerkers hun werkelijke mening kunnen geven zonder negatieve consequenties.

In andere situaties zullen er wellicht concrete initiatieven moeten komen. Ook hier kun je medewerkers in betrekken, bijvoorbeeld door samen te brainstormen. Eventuele coaching en begeleiding door een expert is ook mogelijk binnen de teams. Zorg er in ieder geval voor dat alle belangen worden behartigd, alle kennis wordt meegenomen én stimuleer het persoonlijk leiderschap. Betrek medewerkers in dit proces en laat ze meedenken over de vraag: “wat wil je verbeteren en hoe ga je dit doen?”. Hierdoor zal het creëren van werkgeluk een gedeelde verantwoordelijkheid worden en bouw je proactief aan een positieve werkcultuur.

Fase 6: Nog meer meten en realiseren

Nu is het tijd om te bekijken of de acties hebben gewerkt. Het effect van je handelen en de interventies terugzien is niet alleen super belangrijk, maar ook gelijk het leukste wat er is. Want nu weet je hoe je verder kunt gaan en wat de volgende stap wordt.

Hebben de gekozen acties helaas niet goed uitgepakt? Welke extra informatie heb je dan nodig om meer inzicht te krijgen in de situatie? De kracht van continu meten is dat je een zo realistisch mogelijk beeld krijgt van de werkelijkheid. Emoties en belevingen zijn onderhevig aan veel verschillende factoren en momenten. Het inzicht over de langere termijn geeft een veel realistischer beeld dan eenmalig meten. Dat maakt deze aanpak zo krachtig en effectief. Hiermee zet je de medewerker echt centraal en heb je de ruimte om bij te stellen en thema-specifieke acties te ondernemen en het optimaliseren van de juiste kennis.

Het is belangrijk dat je actiegericht te werk gaat op basis van strategische uitgangspunten. Continu meten is dus van belang om inzichtelijk te maken of de initiatieven werken en waar je nog meer in kunt verbeteren!

Fase 7: Consolidatie & borging - hou het vast en communiceer!

De laatste fase staat in het teken van borging in de organisatie. Hoe creëer je op lange termijn een data-gedreven, positieve werkcultuur? Het is belangrijk om doelen te blijven stellen en actiegericht te werk te gaan. Opvolging en transparante communicatie zijn hierbij key!

In fase 2 heb je verteld wat de doelen zijn. Ga na welke verwachtingen je hebt geschept en maak ze waar. Volg de beloofde actieplannen op. Zet de besproken acties op de agenda tijdens teambijeenkomsten, rapporteer erover in kwartaalupdates of maak het onderdeel van beoordelings- en voortgangsgesprekken. Je kunt ook vaste momenten plannen om terugkoppeling te geven. En vooral: communiceer ook als het goed gaat!

Nog meer tips of hulp bij HR analytics?

Met deze 7 fasen heb je met behulp van HR analytics een continue feedback-loop gecreëerd. Maar het kan natuurlijk dat je nog steeds niet helemaal weet hoe je hier opvolging aan moet geven. Wees dan niet bang om hulp te vragen! Onze Employee Happiness Experts staan voor je klaar en geven regelmatig handige kennissessies om jou daarmee op gang te helpen.

Diverse workshops maken onderdeel uit van deze integrale aanpak maar maatwerk is uiterst belangrijk. Er zijn nog veel meer thema-specifieke workshops beschikbaar waar je je voordeel mee kunt doen.  Kijk hiervoor op de website van onze partner JECKX.

Deze blog is geschreven door Organisatiepsycholoog Kim van de Pasch in samenwerking met onze strategische partner JECKX.

Wil je aan de slag met het vergroten van werkgeluk en daadwerkelijk een positieve verandering teweeg brengen? Dat kan met de snelle, makkelijke en innovatieve meetmethode van 2DAYSMOOD!