Beginnen met een nieuwe baan: het is en blijft toch wel spannend. Maar als teamleider of HR manager kun je het al een stuk gemakkelijker maken. Tijd om je onboarding proces te optimaliseren! Hoe zorg je dat je het proces goed inricht? En waarom is het eigenlijk zo belangrijk? In deze blog lees je alles over onboarding en krijg je handige tips.
Wat is onboarding?
Als je een nieuwe medewerker hebt aangenomen, is het belangrijk dat hij of zij goed op zijn plek terecht komt. Hier zorgt een inwerktraject voor, of ook wel 'onboarding' genoemd. Of letterlijk: het ‘aan boord komen’ bij een nieuwe organisatie. De bedoeling hiervan is dat medewerkers zo snel mogelijk hun werkzaamheden kunnen oppakken, maar ook dat ze zich thuis gaan voelen in de organisatie. Je kunt je wel voorstellen dat dat vaak niet binnen een dag gedaan is.
De term ‘onboarding’ gaat dus over de ervaring van nieuwe medewerkers bij een organisatie. Die ervaring moet bijdragen aan de betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Daarvoor is er een samenwerking nodig tussen de nieuwe medewerker en HR. Die faciliteren namelijk het onboarding proces.
Waarom is onboarding zo belangrijk?
Zowel voor medewerkers zelf als voor de organisatie is het belangrijk om het onboarding proces goed in te richten. Want volgens een Amerikaanse studie neemt 51% van de nieuwkomers bij een organisatie binnen 6 maanden alweer het besluit om weg te gaan. En dat kost je heel veel geld: de kosten van vroegtijdig vertrek kunnen oplopen tot 150% van het jaarsalaris van de medewerker (Bersin by Deloitte, 2014). En dus wil je liever je nieuwe medewerkers behouden.
Als je voor een goede onboarding zorgt, voelt 91% van de medewerkers zich verbonden met de organisatie, ervaart 89% een sterke verbinding met het team en is de kans dat een nieuwe medewerker op lange termijn blijft 18 keer groter. Een goed onboarding proces heeft dus heel veel invloed op het werkgeluk van medewerkers. Wil je nog meer voordelen, voor zowel medewerkers als werkgevers, check dan even de onderstaande tabel.
Hierom moet je zorgen dat de eerste periode, dus niet alleen de eerste dag, een positieve ervaring is voor nieuwe medewerkers. Hoe ga je dat dan doen?
De kernelementen van onboarding: de 4 C’s
Allereerst moet je weten wat de kernelementen van onboarding zijn. Dat zijn er in totaal vier, en die worden ook wel de vier C’s genoemd.
1. Compliance (naleving)
De term ‘compliance’ wordt in deze context vertaald naar het Nederlandse ‘naleving’. Hiermee wordt bedoeld dat nieuwe medewerkers moeten voldoen aan de regels, richtlijnen en basisformaliteiten van de organisatie. Dit bestaat onder andere uit het verzorgen van het arbeidscontract, het toelichten van de arbeidsvoorwaarden, de arbo- en veiligheidsprocedures en overige (wettelijke) regels en richtlijnen, het verstrekken van een toegangspas, een mailaccount, inloggegevens, een computer, een telefoon en het toewijzen en inrichten van een werkplek.
2. Clarification (verduidelijking)
Hiermee wordt bedoeld dat je als werkgever, teamleider of HR-manager moet zorgen voor helderheid en duidelijkheid over de inhoud van de functie. Wat wordt er precies van de nieuwe medewerker verwacht? Wat houdt het takenpakket in? Hoe eerder nieuwe medewerkers hun baan en taken begrijpen, hoe eerder ze productief kunnen zijn.
3. Culture (cultuur)
Ieder individu heeft een eigen persoonlijkheid met bepaalde patronen en verwachtingen. Hetzelfde geldt voor organisaties. De organisatiecultuur moet dus duidelijk zijn voor nieuwe medewerkers. Denk hierbij aan de missie, de visie en de waarden van de organisatie. Maar ook de huisstijl, omgangsvormen en kledingeisen horen hierbij.
4. Connection (verbondenheid)
Als laatste verwijst verbondenheid naar de relaties tussen collega’s, ondersteuning vanuit de manager en het creëren van (informatie)netwerken voor nieuwe medewerkers. Zo zullen ze veel sneller hun weg kunnen vinden en ook weten waar ze terecht kunnen met vragen.
Tips voor een soepel onboarding proces
Wil je zorgen dat jouw nieuwe medewerkers omver worden geblazen (op een goede manier) als ze bij jou komen werken? Dan gaan deze tips je op weg helpen.
1. Maak een checklist van praktische zaken die moeten worden geregeld
Wat hebben nieuwe medewerkers nodig op, of zelfs al vóór hun eerste dag? Denk hierbij aan de inrichting van hun werkplek, een e-mailadres en inlogcodes. Zorg dat je dit allemaal klaar hebt staan. Let op: dit onderdeel van het onboarding proces vraagt vaak veel voorbereiding, maar als je dit goed regelt kan de nieuwe medewerker een vliegende start maken in zijn eerste week!
2. Neem de 4 C’s mee in het onboarding proces
Het proces begint al vóór de eerste werkdag: dan kun je al zorgen dat regels, richtlijnen en basisformaliteiten (compliance) duidelijk is voor nieuwe medewerkers. Op de eerste werkdag geef je een introductie (clarification), in de eerste week laat je ze kennismaken met de organisatiecultuur (culture) en in de eerste maand zorg je ervoor dat nieuwkomers een netwerk opbouwen (connection). Zo heb je de vier kernelementen in je proces verwerkt.
3. Vraag nieuwe medewerkers om hun feedback
Je kunt natuurlijk denken dat je onboarding proces foolproof is, maar de beste manier om dat ook te bewerkstelligen is om nieuwe medewerkers naar hun feedback te vragen. Hoe ervaren zij de eerste weken? Zijn de taken en activiteiten duidelijk? Zijn ze goed geïnformeerd voorafgaand aan de eerste dag? Deze vragen kun je makkelijk stellen met de tool van 2DAYSMOOD. Zo krijg je snel gerichte feedback en weet je waar je het proces nog wat kunt aanscherpen.
Tips van 2DAYSMOOD klanten!
In juli 2021 zijn een aantal klanten van 2DAYSMOOD bij elkaar gekomen tijdens de HR mastermind om hun onboarding processen te bespreken. Zij gaven elkaar mooie tips!
- Stuur een kaartje naar de nieuwe medewerker voordat hij of zij bij je komt werken. Hierop kunnen teamleden schrijven wat ze zo leuk vinden aan het werken in dat team. Een warm welkom!
- Creëer een smoelenboek en laat de nieuwkomer zichzelf op het intranet introduceren met een stukje over zichzelf. Zo heeft Tony Chocolonely de ‘Mugshot’ en gaat iedere nieuwe medewerker op een grappige manier op de foto. Deze foto komt in het kantoor te hangen, maar wordt ook afgedrukt op een mok die de medewerker krijgt voor op kantoor.
- Maak gebruik van de ICEbreaker functionaliteit in Microsoft Teams. Hiermee wordt de nieuwe medewerker aan willekeurige collega’s gekoppeld om online een kopje koffie mee te drinken. Heel leuk als het onboarding proces vooral online plaatsvindt.
- Maak ook de medewerker verantwoordelijk voor een goede onboarding: geef hem of haar persoonlijke opdrachten in de eerste week. Bijvoorbeeld: wie heeft de beste pingpong skills in het team? Hierdoor moet de medewerker meedoen aan activiteiten die bij de cultuur horen, of zelf koffiemomentjes inplannen met collega’s om de antwoorden te vinden.
Welke tips ga jij in je proces opnemen? Ga je grappige foto's maken of spontane koffiemomentjes plannen? Veel succes met de onboarding van jouw nieuwe medewerkers!
