2DAYSMOOD

Agile werken bij Vektis: waarom kort-cyclisch meten zo belangrijk is

Vektis-Agile-Werken-2DAYSMOOD-980x449

Door: Robin van der Meulen | september 7, 2020

Vektis is dé business intelligence partner in de zorg en levert slimme processen en heldere inzichten voor betaalbare en goede zorg. Sinds september 2018 is de organisatie klant bij 2DAYSMOOD en in 2019 begonnen ze met stappen richting agile werken. Deze uitdaging ging gepaard met veel veranderingen voor de medewerkers.

Met 2DAYSMOOD heeft Vektis dit gehele proces meetbaar en inzichtelijk gemaakt voor teams. Zij hebben kort-cyclisch gemeten hoe de stemming was – gestrest (on)tevreden of bevlogen – en of medewerkers nog aangehaakt bleven bij het transformatieproces.

Ina Haverhals is werkzaam bij Vektis sinds 2011. Als voormalig programmamanager heeft zij vorig jaar de stap gemaakt naar Agile Organisatiecoach. Momenteel begeleidt ze de gehele organisatie van 135 man, verdeeld over 20 teams, in de transformatie van een top-down organisatie naar zelfsturende teams. Agile werken is hierbij het uitgangspunt. Ina deelt haar ervaringen over dit proces en de inzet van de meetmethode van 2DAYSMOOD.

 

“Nu de nieuwe agile teams geformeerd zijn en we blijven meten, zie je de waardering terug in de 2DAYSMOOD data.”

Ina Haverhals – Agile organisatiecoach – Vektis

 

Scrummen, agile werken, zelfsturende teams: we horen steeds vaker dat organisaties hun bedrijfsvoering op deze manier inrichten. Hoe ben jij in de rol van Agile organisatiecoach terecht gekomen?

Ik was samen met twee collega’s verantwoordelijk voor het programma-project-management, maar in een Agile organisatie komen deze rollen niet voor. Ik zag in deze manier van werken een mooie nieuwe uitdaging om als Agile coach de organisatie te helpen in de transformatie naar deze nieuwe werkwijze. De organisatie heeft mij vervolgens in de gelegenheid gesteld deze rol in te vullen, waar ik heel blij mee ben.

En nu begeleid je de transformatie naar agile werken. Waarom hebben jullie hier voor gekozen als organisatie?

We willen als organisatie wendbaarder zijn en sneller kunnen reageren op de ontwikkelingen in de markt. Daarnaast willen we meer zelfsturende teams. Dit betekent veel meer zelfontplooiing van de medewerkers binnen een team. Per 1 januari 2020 zijn een groot aantal teams opnieuw samengesteld rondom zorgthema’s. De periode die daaraan voorafging was spannend.

En wat zijn de reacties op de werkvloer?

De uitkomsten van 2DAYSMOOD nulmeting lieten ons inzien hoe we als transformatieteam moesten communiceren om iedereen goed geïnformeerd en aangehaakt te houden. Nu de nieuwe teams geformeerd zijn en we blijven meten, zie je de waardering terug in de data. De bevlogenheid stijgt, de eNPS (employee Net Promoter Score) komt uit de rode cijfers en de ontevredenheid slinkt! De reacties zijn erg positief. Medewerkers zien het als een kans om nieuwe dingen te kunnen leren. Je ziet ook dat veel mensen beter tot hun recht komen in de nieuwe agile teams.

Hoe zetten jullie teams de 2DAYSMOOD metingen in?

2DAYSMOOD zetten we in voor en door teams zelf, door kort-cyclische online enquêtes. Het managementteam heeft bewust geen toegang tot of inzicht in de data van de individuele teams. Ons doel is dat teams de verkregen anonieme feedback inzetten voor het verbeteren van de eigen teamprestaties, de samenwerking en de sfeer. Hierbij is het belangrijk dat er een veilige omgeving geboden wordt. Onze teams zijn zelfsturend, dus indien er hulp nodig is vragen ze dat aan de manager. Hier is geen controle of interventie vanuit het managementteam voor nodig. Ook dit is uiteraard een leertraject binnen de transformatie.

Hoe zetten jullie 2DAYSMOOD als organisatie in?

We merken dat hoe duidelijker wij communiceren over de transformatie, hoe hoger de bevlogenheid van de medewerkers. Doordat wij dit wekelijks monitoren in het 2DAYSMOOD organisatiedashboard kunnen we het zelfs een beetje voorspellen en erop anticiperen met onze interne communicatie. Ook zien we in het algemeen een hogere bevlogenheid ontstaan door de transformatie, dit is voor ons een bevestiging dat we met het juiste bezig zijn.

Waarin merk je dat 2DAYSMOOD voor jullie echt ondersteunend is aan de teams?

Met de stemmingsvraag checken wij wekelijks hoe het zit met de positieve én negatieve emoties binnen het team. En één keer per maand vragen we de medewerkers of ze vanuit hun rol, voor hun gevoel, waarde toevoegen aan de organisatie. Als medewerkers vinden dat zij geen waarde kunnen toevoegen, zullen ze ook niet gelukkig worden in hun werk. Dat vinden we wel erg belangrijk want zingeving in je werk is ook essentieel voor intrinsieke motivatie en medewerkersbetrokkenheid.

Heb je nog een tip voor andere organisaties die met agile werken en werkgeluk aan de slag gaan?

Agile werken is een mindset die bij je organisatie kan passen. Ik zou iedere organisatie adviseren om zich hierover goed te laten informeren. Kijk van tevoren naar wat agile werken écht voor je kan betekenen.

Het werkgeluk komt ook aan de orde tijdens de retrospectives van de teams. Hierin bespreken teams wat er goed en slecht ging in de vorige sprint en tot welke verbeteractie dit leidt in de volgende sprint, zowel op werkproces als op persoonlijk vlak. Het menselijke aspect is en blijft heel belangrijk om met elkaar te bespreken. Dat stukje aandacht zorgt voor een betere samenwerking.

Blijf dus naar elkaar luisteren, lees ook antwoorden in de open vragen van 2DAYSMOOD, bijvoorbeeld de redenen voor iemands stemming. Die zeggen namelijk heel veel over wat de medewerker feitelijk bezighoudt. En het laat ook zien dat je er iets mee doet.

Ben jij ook bezig met (de transformatie naar) agile werken? Vraag gratis een demo aan van 2DAYSMOOD en ontdek hoe onze slimme tools dit proces succesvol kunnen maken, met werkgeluk als resultaat!