Welkom geluksambassadeur!

De eerste stap is het vaststellen van het doel. Stel jezelf de vraag: ‘Waarom moet er een onderzoek plaatsvinden?’ en ‘Wat wil ik daarmee bereiken?’. Vaak is de doelstelling om vanuit inzicht (data en feedback) een verandering of verbetering te stimuleren. Welke verandering zie je graag? Hoe sluit het aan bij je organisatiestrategie? Een duidelijke visie en doelstellingen vergroten je slagingskans. 

Om je medewerkers te motiveren deel te nemen aan het 2DAYSMOOD-onderzoek moet je op zoek naar de juiste ambassadeurs in je organisatie. Valt het medewerkersonderzoek onder de Wet op Ondernemingsraad? Dan is het extra belangrijk om de OR zo snel mogelijk aan boord (en enthousiast) te krijgen. Daarnaast is het essentieel dat zowel managers als de directie het belang van betrokken en gelukkige medewerkers onderkennen. Zij hebben een voorbeeldfunctie. Als zij niet achter het onderzoek staan, zal het lastig zijn om de ruimte te krijgen om de gehele organisatie te motiveren. Betrek daarom zo vroeg mogelijk de besluitvormers en anderen mensen op sleutelposities (met name teamleiders!) in je proces en maak hen mede-verantwoordelijk. Dit zal het draagvlak onder de medewerkers positief beïnvloeden.

Draagvlak op meerdere lagen is van kritisch belang! Zorg dat het onderzoek al gaat leven op de werkvloer voordat het gestart is. Definieer hiervoor je verschillende stakeholders. Wie moeten er enthousiast gaan praten over dit onderzoek? Welke personen hebben een bepalende of invloedrijke rol wat betreft de ‘informele verspreiding’?  Betrek deze stakeholders ook al in de beginfase van het onderzoek. Stel bijvoorbeeld een multidisciplinaire projectgroep samen bestaande uit afgevaardigden van de OR, een aantal leidinggevenden van diverse afdelingen en medewerkers met een innovatief, open en sociaal karakter, mensen die vitaliteit, welzijn en geluk graag op de strategische agenda zien staan!

Het is cruciaal om jullie strategische doelen onderdeel te maken van een communicatieplan over 2DAYSMOOD. De doelen moeten duidelijk én relevant zijn voor alle medewerkers, in alle lagen van de organisatie. Bedenk in welke mate je het team of een collega van communicatie nodig hebt. Wat hebben medewerkers aan het onderzoek? En nog belangrijker: wat krijgen ze ervoor terug? Denk hierbij aan het belang van een verschillende boodschap voor verschillende doelgroepen. Zo zal een leidinggevende gemotiveerd raken door te horen hoe inzicht kan helpen om teams beter aan te sturen. Terwijl een medewerker graag verneemt dat er aandacht is voor mensen en dat hun mening ertoe doet. Zowel binnen het team als de gehele organisatie.  Medewerkers moeten begrijpen waarom en hoe ze meedoen aan 2DAYSMOOD. Kennen ze de intenties en verwachtingen? En weten ze hoe simpel de tool werkt? Dan geeft dat absoluut een positieve boost aan het antwoordpercentage. 

Privacy staat bij 2DAYSMOOD hoog in het vaandel. Voor een zo betrouwbaar mogelijk onderzoek is het belangrijk dat medewerkers eerlijk antwoorden. Benadruk daarom regelmatig dat de enquête anoniem en veilig is om in te vullen. Vertel de medewerkers dat de antwoorden op organisatie- en teamniveau  getoond zullen worden, maar niet herleidbaar zijn tot een individu. Er zijn immers minimaal 5 mensen in een team  nodig en 5 antwoorden voordat resultaten getoond worden (tenzij jij als organisatie anders bepaalt). De data is alleen op individueel niveau inzichtelijk in een beveiligd persoonlijk dashboard. Hiervoor creëert de medewerker zelf een wachtwoord. Deze gegevens worden niet met een manager of collega gedeeld. 

Zorg dat medewerkers hun werkelijke mening durven te geven. Zonder schaamte of angst voor consequenties. Hiervoor is het cruciaal een veilige omgeving te creëren. Neem een open en benaderbare houding aan als HR, Manager of Directie en meld dat er absoluut geen negatieve consequenties hangen aan eerlijke feedback. Leg uit wat de waarde is van constructieve feedback en wat ermee gebeurt. Zonder feedback geen positieve verandering! “Feedback is the breakfast of champions’’  – Ken Blanchard

Niet alleen HR, maar ieder lid van de organisatie is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar werkplezier en indirect voor dat van zijn of haar collega’s. Ongeacht welke functie je hebt. Maak duidelijk dat het aannemen van een afwachtende of negatieve houding niet bijdraagt aan een plezierige en productieve werksfeer. Streef ernaar om gezamenlijk verbeteringen door te voeren en initiatieven te starten voor die positieve organisatiecultuur. Moedig medewerkers en managers aan om vanaf het begin aan de slag te gaan met het wekelijkse teamrapport.

Creëer een vaste plek, een kanaal én persoon binnen je organisatie, waar iedere medewerker terecht kan voor vragen of meer informatie over 2DAYSMOOD. Vraag dit op tijd aan bij iemand van (team) communicatie. De 2DAYSMOOD contactpersoon in jullie organisatie zal bijvoorbeeld vragen moeten beantwoorden over: anonimiteit, een verandering in de teamindeling, afmelden voor de enquêtes, of juist weer aanmelden…

Voor de eerste aankondiging van 2DAYSMOOD: maak gebruik van onze communicatie template met uitleg. Zorg dat de boodschap tijdig en via meerdere kanalen verspreid wordt zodat je elke medewerker bereikt. Voor meer uitleg, vragen en achtergrondinformatie: wij hebben de communicatie materialen klaar liggen voor een intranetpagina of gelijksoortig kanaal. Denk aan FAQ’s, 1 minuut uitlegfilmpje van 2DAYSMOOD en nuttige handleidingen. Voor een ludieke visuele aanjagingsactie: we sturen je graag designs en afbeeldingen van onze emoji’s, logo variaties of ‘smartphone/laptop mockups’ van de tool. Je kunt ze laten drukken op (eetbare) gadgets voor een leuke aanjaging. Wil je deze bovenstaande materialen ontvangen? (Als je ze nog niet hebt) Stuur dan een mail naar [email protected].

Een startdatum is je stok achter de deur en biedt een duidelijke houvast (deadline) voor de volgende stappen. Denk goed na over de dag van de week en houd rekening met vakanties.

In een Excel template van 2DAYSMOOD kun je de medewerkersgegevens toevoegen met de organisatiestructuur zoals jij die wilt hebben. Lees onderstaande tips aandachtig door: 
 

• Iedereen kan maar 1 keer voorkomen in de structuur (grouplevel 1 – 4). 
• Denk aan een watervalstructuur, als mensen in één team horen dan moeten ze dezelfde grouplevel erboven hebben (dezelfde ‘parent’).  
• Het kleinste grouplevel niveau moet uit minimaal 5 medewerkers bestaan. Advies: maak de teams niet te klein. Er zijn namelijk minimaal 5 antwoorden nodig om resultaten te kunnen zien.
• Wil je in je analyse kruisverbanden maken, en dus buiten de teamstructuur inzichten ophalen? Maak dan gebruik van de filter opties (leeftijd, geslacht, …).  
• Hoe korter de afdeling- of teamnamen hoe overzichtelijker jouw dashboards. Gebruik dus max. 40 tekens per naam.  
• Bepaal de rol van deelnemers: medewerker of manager. Dit heeft invloed op de mate van toegang tot gegevens in het dashboard. Een manager heeft meer inzagerechten of soms bewerkingsrechten. Welke toegang een medewerker of manager precies krijgt kun je definiëren in de checklist (zie volgende stap!). 
• Let op: lever de Excel bij 2DAYSMOOD aan, beveiligd met een wachtwoord! Dit kun je zelf in Excel doen bij het opslaan. Het wachtwoord kun je apart mailen, SMS’en of whatsappen.
• Deadline voor Excel en Checklist: 7 werkdagen voor de gewenste enquête startdatum. Wil je toch nog dingen wijzigen op het laatste moment of achteraf? Instellingen kunnen te allen tijde gewijzigd worden door de beheerder.

Hoe transparant wil je zijn als organisatie? Wie mag de geanonimiseerde data in het online dashboard inzien en analyseren? Geef dit aan in de checklist in en stuur deze naar je 2DAYSMOOD contactpersoon.

Leidinggevenden (manager rol) krijgen toegang tot het online dashboard met inzicht in de data van hun eigen afdeling(en) en team(s). Je kan er ook voor kiezen om hen toegang te geven tot alle data van de organisatie. Dit maakt het vergelijken van het eigen team met andere teams en afdelingen mogelijk.

Voor deelnemers zonder een leidinggevende functie (medewerker rol) zijn de volgende opties te overwegen:

1. toegang tot het dashboard met alle resultaten (ook van andere teams)
2. toegang tot het dashboard met alleen resultaten van eigen team
3. geen toegang tot het dashboard (wel weekrapport)

Het persoonlijk dashboard staat hier los van en is altijd inzichtelijk voor een individuele medewerker. (Het is eventueel mogelijk om dit te deactiveren). Ook ontvangt een deelnemer altijd het stemmingsrapport met data van zijn/haar team.

Tip: Wil je medewerkers toegang geven tot alle organisatiedata?
Dat is een mooi transparant initiatief! Wij adviseren je om dan eerst alleen leidinggevenden toegang te geven tot het volledige dashboard. Zo kunnen zij eerst zelf de data interpreteren en een beeld vormen van wat er leeft onder medewerkers. Het kan heel vervelend zijn voor managers als zij door medewerkers worden geconfronteerd met data die zij zelf nog niet hebben geanalyseerd. Als managers na enkele weken wat meer gewend en voorbereid zijn op een feedbackcyclus kunnen de medewerkers ook toegang krijgen.

Deadline voor Excel en Checklist: 7 werkdagen voor de gewenste enquête startdatum. Wil je toch nog dingen wijzigen op het laatste moment of achteraf? Instellingen kunnen te allen tijde gewijzigd worden door de beheerder.

Maak vroegtijdig melding bij jullie IT beheerder dat onze mailadressen toegestaan moeten worden. Anders zal niemand de enquête ontvangen of kom deze standaard in de ‘ongewenst’ map terecht! 

• Ons IP adres is 168.245.33.39 en ons extra IP adres is 168.245.104.186. 
• Whitelist ons maildomein @2daysmood.nl! Wil je liever alleen de benodigde mailadressen whitelisten, zorg dat dat de volgende zijn toegestaan: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] en [email protected].

Nog twee belangrijke zaken:

• Geef aan ons door wanneer de whitelisting gebeurd is. Dan versturen we een welkom testmail en weten we zeker dat alles gereed is bij de start.
• Managers en beheerders zouden idealiter Edge, Chrome of Firefox moeten gebruiken bij het gebruik van 2DAYSMOOD. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle slimme functionaliteiten.

Weet je zeker dat je alle voorbereidingen hebt getroffen voor de start van het medewerkersonderzoek? 

• Is het duidelijk wanneer met welke survey er gestart wordt?
• Zijn de juiste sleutelpersonen hierover op de hoogte?
• Weet 2DAYSMOOD wie de hoofdaccountmanager is vanuit de organisatie?

Heb je meer vragen? Bel of mail gerust je 2DAYSMOOD contactpersoon en doe samen een checklist. We geven ook graag advies over effectieve manieren om verder te gaan met 2DAYSMOOD en leuke en slimme tips uit de praktijk.