Corona Crisis: waarom Bedrijven moeten focussen op Output, niet Beschikbaarheid

Angelique Slob is de oprichtster van Hello Monday Club en als ‘Remote Working Expert’ partner van 2DAYSMOOD. Vanuit haar ervaring vertelt zij waarom ‘slim werken’ je werknemers helpt om het beste te presteren tijdens de Corona crisis.

Op het moment dat ik dit schrijf, ervaren we de eerste gevolgen van het toenemende aantal gevallen van het corona-virus in Europa en Noord-Amerika.

In steeds meer regio’s en landen sluiten scholen en kantoren en bereiden bedrijven zich voor op werken op afstand voor een langere periode.

Het verplaatsen van de traditionele manier van bedrijfsvoering naar thuiswerken is niet de oplossing.

In één keer overstappen van werken op kantoor naar thuiswerken brengt uitdagingen met zich mee, hoewel de meeste mensen in de basis zouden moeten zijn uitgerust om voor een beperkte tijd thuis te kunnen werken.

Maar aangezien we ons in een extreme situatie bevinden, waarin het openbare leven tot stilstand is gekomen en basisrechten zijn uitgesteld, staan we voor nieuwe uitdagingen en moeten we accepteren dat dit geen normale werkcontext is.

Praktisch gezien zullen veel werknemers thuis moeten blijven bij hun kinderen en partner. Ze zijn daarmee ook verantwoordelijk voor dagopvang. Misschien moeten mensen ook bepaalde tijdvakken inbouwen om voor hun huisdieren te zorgen, naar de supermarkt of apotheek te gaan of zelfs medische hulp te zoeken.

Bovendien kan deze onverwachte, abnormale situatie, waarin werknemers verschillende verantwoordelijkheden hebben en tegelijkertijd moeten omgaan met angst en onzekerheid, leiden tot meer stress. Dat heeft een negatief effect op het immuunsysteem van je werknemers.

Bedrijven moeten focussen op bedrijfscontinuïteit, maar óók het welzijn van hun werknemers in de gaten houden.

Slim werken als oplossing

De meeste bedrijven gebruiken ‘tijd en aanwezigheid’ als hun standaard werkparadigma – een overblijfsel van de industriële blauwdruk – dat niet per se geschikt is voor bedrijven met kenniswerkers.

Traditioneel verwachten we dat onze medewerkers min of meer 8 uur werken, tijdens kantooruren en voornamelijk vanuit kantoor.

Het verplaatsen van datzelfde, disfunctionele paradigma naar een thuiswerksituatie, vooral in deze tijd, zal leiden tot meer stress, ziekteverzuim of verlies van productiviteit.

Een oplossing is om over te gaan op ‘slim werken’: focus op resultaat en laat daarbij het idee van standaard beschikbaarheid tijdens kantooruren los.

Hoewel verhuizen naar een volledig slim wekend bedrijf niet iets is dat van de ene op de andere dag kan worden gedaan, kun je dit binnen een maand op operationeel niveau instellen. Zo neem je de juiste maatregelen voor je bedrijfscontinuïteit en stimuleer het presteren en welzijn van je werknemers.

Zo kun je beginnen met Smart Working

1. Focus op specifieke resultaten om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen

Stem af welke belangrijkste resultaten de komende weken moeten worden geleverd. Zo blijven je medewerkers gefocust op de zaken die essentieel zijn voor je organisatie. Zorg ervoor dat deze belangrijke resultaten glashelder zijn en houd de voortgang in de gaten. Al het andere komt op de tweede plaats.

2. Geef medewerkers volledige carte blanche om te beslissen wanneer (en hoe) ze deze resultaten opleveren

Het is niet realistisch om te verwachten dat werknemers die ouders zijn, fulltime beschikbaar zijn tijdens normale kantooruren. Laat het idee van beschikbaarheid en schema’s los.

3. Zet asynchrone samenwerking in om de flexibiliteit te verbeteren

Schakel zoveel mogelijk over op asynchrone samenwerking. Waar mogelijk moeten (online) vergaderingen worden vermeden. Gebruik in plaats daarvan asynchrone tools om zaken bij te houden, op te volgen en nieuwe input/output te creëren.

4. Creëer een psychologisch veilige omgeving

Het is belangrijk om een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin mensen zich vertrouwd voelen om hun resultaten op hun manier te leveren. Ze moeten daarvoor de vrijheid hebben om werktijd, energie, familie en persoonlijke tijd in evenwicht te brengen. Het is belangrijk om een veilige relatie tussen werkgever en werknemer te ontwikkelen, waarbij werknemers zich niet schuldig hoeven te voelen omdat ze niet werken wanneer ze met hun kinderen spelen (en omgekeerd).

5. Zorg voor een mentor om je medewerkers te helpen

Naast de manager die de resultaten moet bijhouden, raad ik aan om een coach of mentor in te zetten. Iemand die je medewerkers kunnen bereiken wanneer ze vastlopen of gestrest raken bij het jongleren van hun verantwoordelijkheden, het asynchrone samenwerken of een andere aanpassing die moeizaam gaat. Het is raadzaam dat deze coach ook zelf regelmatig incheckt.

6. Communiceer verwachtingen heel duidelijk

Maak een beleid en/of overeenkomst waarin je de belangrijkste resultaten opsomt. Hierin staat je verwachtingen van werknemers: dat ze de verantwoordelijkheid hebben om deze resultaten te bereiken, zonder dat ze werkroosters of vaste uren hoeven te volgen. Voeg hier aan toe dat ze contact moeten opnemen als ze denken dat ze niet aan deze verwachtingen kunnen voldoen.

Met een dergelijke overeenkomst heb je een wettelijk kader, maar wat nog belangrijker is, de werknemer zal zich veiliger voelen om zijn eigen werktijden daadwerkelijk in te plannen. Het idee dat er 8 uur non stop achter een laptop gewerkt moet worden kan makkelijker worden losgelaten!

7. Meet resultaten en het welzijn van werknemers

Zoek een manier om zowel resultaten als welzijn te meten, zo kun je waar nodig aanvullende maatregelen nemen. Dit kan een wekelijkse check-in zijn om te zien hoe het met resultaat staat, en een tool als 2DAYSMOOD (nu speciaal voor thuiswerken) om inzicht te krijgen in welzijn, betrokkenheid en energieniveaus.

Voordelen van deze aanpak

Overstappen op deze tactieken als een vorm van crisisbeheer zal je helpen bij de bedrijfscontinuïteit, en helpen om je werknemers mét goede prestaties aan boord te houden.

Gecomprimeerde werkdag

De overstap naar een aanpak waarbij je je alleen op de belangrijkste resultaten concentreert, leidt tot een ‘gecomprimeerde werkdag’ voor werknemers. Ze hebben minder uren nodig om de belangrijkste resultaten te bereiken (de dingen die er het meest toe doen) en in combinatie met overgeslagen woon-werkverkeer zijn verantwoordelijkheden als dagopvang gemakkelijker in te plannen.

Verhoogd welzijn

Het welzijn neemt toe omdat werknemers in staat zijn om hun eigen tijd en energie te beheren. Ze kunnen ze stress verminderen en creatiever zijn.

En ja, tijd doorbrengen met hun kinderen zal hoogstwaarschijnlijk hun creativiteit vergroten!

Je hebt een effectievere en creatievere werkomgeving gecreëerd, niet alleen als een manier om met de huidige situatie om te gaan, maar ook voor de lange termijn.

Voordelen op lange termijn

Op basis van de uitkomsten van mijn academisch onderzoek naar de meest effectieve organisatorische context voor kenniswerkers, kan ik je verzekeren dat een zeer autonome bedrijfsvoering, waarin mensen worden gemanaged op basis van resultaten, het beste is voor innovatieve organisaties.

Lees hier de samenvatting van dit onderzoek: http://eepurl.com/dqnZdP

Het implementeren van deze aanpak is niet alleen goed om je medewerkers door deze weken (of maanden) van quarantaine te leiden, maar dit kan een geweldige kans zijn om er aan de andere kant beter en sterker uit te komen.

Dit is een uitgelezen kans om te evolueren naar een meer resultaatgerichte, mensgerichte, innovatieve en effectieve organisatie.

Daarom raad ik ten zeerste aan om de resultaten te meten en te evalueren. Niet alleen om risico’s te verminderen, maar ook om positieve resultaten van deze crisis door te trekken naar de toekomst – dat kan je algehele bedrijfssucces versnellen. Je kunt bovendien lessen trekken uit je data en bepaalde elementen voor de lange termijn integreren.

Spreekt deze manier van werken jou aan? Ik heb een Mastermind Groep opgericht voor vooruitstrevende leiders, senior leiders en HR-directeuren om hen te helpen deze periode van transitie en crisis te doorstaan. We bespreken ook hoe we meer flexibele, veerkrachtige, creatieve en effectieve organisaties kunnen creëren – om hier sterker uit te komen! Neem contact met me op als je meer wilt weten.