2DAYSMOOD

5 Bewezen Tips om Medewerkers Thuis Betrokken te Houden

Door: Mare Derks | maart 17, 2020

Tegenwoordig is thuiswerken of werken op afstand vrij normaal geworden binnen organisaties die dit kunnen faciliteren. Voor medewerkers kan thuiswerken (een of twee dagen per week) een fijne onderbreking zijn van de normale kantoor drukte. Het kan medewerkers stimuleren om net dat ene project af te ronden waarvoor een hoge concentratie nodig is, zonder collega’s die hen onderbreken. Of het kan hen helpen een gezonde en efficiënte werk-privé balans te vinden.

Maar wat als thuiswerken onvermijdelijk of verplicht wordt voor een lange periode?

Een risico van langdurig werken op afstand is dat medewerkers overwerkt raken zonder dat je het merkt.

Laten we eerst naar de positieve kant kijken…

Onderzoek toont aan dat thuiswerken verschillende voordelen heeft, waaronder toenemende creativiteit, meer autonomie en betrouwbaarheid en verhoogde productiviteit en werkkwaliteit. Dit alles zorgt voor een gelukkige medewerker en een gelukkige organisatie (van der Voordt, 2001; Rietveld, 2016).

Er zijn echter ook negatieve gevolgen van langdurig werken op afstand…

Verlies van sociale (werk-gerelateerde) contacten, het risico van overwerkte medewerkers zonder het te merken, een barrière in samenwerken (agile teams, scrum), en het kan natuurlijk ook een uitdaging zijn voor managers om hun (nieuwe) thuismedewerkers betrokken te houden (van der Voordt, 2001; Rietveld, 2016).

Als je nieuw bent met het managen van externe teams, of als je gewoon wat nieuwe ideeën wilt om je thuiswerkende medewerkers betrokken te houden, lees dan verder! In deze blogpost ontdek je 5 bewezen en effectieve manieren op medewerkers gelukkig, productief en betrokken te houden terwijl ze thuis werken!

5 Tips om Medewerkers Thuis Betrokken te Houden

1.     Organiseer gestructureerde dagelijkse interactie

Mensen zijn sociale wezens. Door weinig interactie neemt ons algehele welzijn af. Als leider is het jouw taak om gestructureerde (dagelijkse) interacties te organiseren of te faciliteren. Daarnaast is dagelijkse interactie binnen teams een belangrijk aspect om medewerkers betrokken te houden. Dit kan eenvoudig worden vergemakkelijkt door audiovisuele vergaderingen, met behulp van slimme samenwerkings- en communicatie tools zoals Slack, Microsoft Teams, Zoom, Yammer of Zoho. Bovendien is het creëren van een dagelijkse of wekelijkse check-in: ‘‘Hoe gaat het vandaag?’’, ook een effectieve manier om de interactie binnen het team te vergroten en naar dagelijkse voortgang (of persoonlijk nieuws) te vragen. Binnen grotere teams kunnen sub teams worden gemaakt en kan de taak van het “inchecken” worden gegeven aan teamleiders tussen de verschillende groepen. Zo blijven medewerkers betrokken, up-to-date en met elkaar verbonden (Sundin, 2010).

Best practice: Wanneer ons 2DAYSMOOD team op afstand werkt, organiseren we elke ochtend een virtuele koffievergadering van 15 minuten via Slack. Elk teamlid geeft een update van 15 seconden over zijn of haar dagelijkse taken en kan ook ‘goed nieuws’ delen of een vraag stellen aan een collega. Dit helpt ons niet alleen om zeer efficiënt samen te werken, het is ook een manier om onze goede relaties te onderhouden. Daarnaast vullen we wekelijks onze online anonieme stemming en betrokkenheid enquête in, die zich richt op onze energie, stress en ons geluk tijdens de werkweek. Als we opmerkelijke signalen zien in het wekelijkse stemmingsrapport van ons team, bespreken we het tijdens de koffievergadering!

 

2.     Open Communicatie is de Sleutel

Communicatie is de sleutel voor jou als manager. Het kunnen opbouwen en onderhouden van relaties met externe medewerkers is belangrijk om de betrokkenheid van medewerkers te behouden. Korte en frequente communicatie is essentieel om medewerkers op afstand op de hoogte te houden.

Interacties zoals:

  • Updates versturen over projecten
  • Medewerkers vragen of en hoe zij verder kunnen met hun taken
  • Vragen of ze gedurende de dag ondersteuning nodig hebben

Deze korte interacties zijn effectieve vervangers voor de gebruikelijke kleine interacties die traditioneel op de werkplek plaatsvinden.

Daarom is het belangrijk dat managers altijd bereikbaar zijn voor contact met medewerkers op afstand. Zonder een sterke managementverbinding kunnen medewerkers zich geïsoleerd voelen, wat resulteert in minder betrokkenheid Sundin, 2010).

Best practice: Niet alleen de manager, maar alle teamleden moeten bereikbaar zijn om elkaar te ondersteunen. Wanneer je team op afstand werkt, is het belangrijk dat je geen controlemechanisme installeert, maar afspraken maakt over beschikbaarheid. Zo zijn collega’s bijvoorbeeld online of telefonisch bereikbaar, maar mogen ze ook de status ‘Niet storen’ of ‘Een wandeling maken’ instellen zonder negatieve gevolgen. Als de onderlinge communicatie open en eerlijk is, kan een team eraan werken om erop te vertrouwen dat elk lid zijn of haar verantwoordelijkheden zal nemen.

 

3.     Bouw aan een duurzame Community (en Cultuur op afstand!)

De grootste uitdaging voor thuiswerkers is weinig tot geen betrokkenheid bij teamleden. Om een gevoel van persoonlijke gemeenschap onder medewerkers op te bouwen, kan er een intern sociaal netwerk worden gecreëerd. Dit kan ook een handig hulpmiddel zijn om professionele kennis en informatie te delen.

Het verschil tussen het gebruiken van een samenwerking tool puur en alleen om kennis uit te wisselen óf het te gebruiken als sociaal netwerk, is dat het netwerkgedeelte de communicatie en interactie tussen verschillende afdelingen, hiërarchische niveaus en regio’s kan vergemakkelijken met een aantal verschillende doelen. Zo kan het versturen van een grappige quote of video een collega’s dag maken, kan het delen van een whitepaper nieuwe ideeën oproepen en kunnen regelmatige prettige interacties met teamleden de drempel verlagen om elkaar om hulp te vragen en openlijk te communiceren over (persoonlijke) problemen.

Wanneer externe medewerkers constant virtueel verbonden zijn met hun team, neemt bovendien de kans toe dat zij zich inzetten voor de doelen van het team. Als manager is het jouw verantwoordelijkheid om een vriendelijke (en psychologisch veilige) virtuele omgeving te creëren die de informele, professionele ontwikkeling weerspiegelt die anders door het bedrijf wordt geboden (Sundin, 2010).

“Interne sociale media kunnen de communicatie tussen medewerkers en management verbeteren en uiteindelijk de algehele werkprestaties van medewerkers en innovatie verbeteren.”

– Ewing, M., Men, L. R., & O’Neil, J. (2019).

 4.     Bouw vertrouwen op tussen jou en je medewerkers

Vertrouwen is een zeer belangrijke factor met betrekking tot productieve en gelukkige medewerkers. Managers hebben het echter vaak moeilijk om zich aan te passen en hun medewerkers op afstand volledig te vertrouwen, vooral als dit een nieuwe ervaring voor hen is. Vertrouwen wordt beschouwd als een van de moeilijkste aspecten van management op afstand.

Er zijn beheer opties beschikbaar voor managers, zoals een softwarebesturingssysteem dat de voortgang en activiteiten van de externe medewerker volgt, Managers moeten alleen oppassen dat ze GEEN micromanager worden. Hoewel het verleidelijk kan zijn om dergelijke software op externe medewerkers toe te passen, kan het volgen van activiteiten van medewerkers de gevoelens van vertrouwen tussen de medewerker en de manager ondermijnen.

Onderzoek toont aan dat een stijve structuur voor microbeheer nadelig is voor de productiviteit en motivatie van medewerkers (Sundin, 2010; Cisco, 2007).

Best Practice: Een “wekelijkse retro” (retrospectief) is een geweldige manier om elkaar te informeren over voltooide taken van de afgelopen week. (Geen micromanagement, maar monitoren op basis van resultaten en prestaties!). Je kunt er een informele en feestelijke sessie van maken, zodat het niet “zomaar een ontmoeting” is. Geef bijvoorbeeld een “kicking-ass beker” of een virtuele prijs aan een collega die die week uitstekend werk heeft geleverd. De winnaar kan een nieuwe collega nomineren in de volgende “retro”.

 

5.     Vergeet niet om erkenning te geven

Externe medewerkers raken vaak gedemotiveerd wanneer managers de hoeveelheid werk die ze doen niet erkennen. Het kan ook frustrerend zijn voor externe medewerkers wanneer ze te veel taken krijgen toegewezen, omdat managers niet het gewicht van elk project begrijpen dat aan de externe medewerker is toegewezen. Vaak worden deze problemen gemakkelijk gecommuniceerd in een normaal kantoor, maar op afstand zijn ze niet gemakkelijk te herkennen (Cisco, 2007).

Best practice: probeer enkele eenvoudige strategieën te implementeren om de erkenning bij externe medewerkers te vergroten:

    • Bekijk deze video van Claire McCarty die vertelt hoe we het voor de hand liggende missen in erkenning.
    • Bekijk deze korte video om te begrijpen hoe belangrijk het is om dankjewel te zeggen.
    • Oefen met het herkennen en erkennen van individuele prestaties!
    • Gebruik 2DAYSMOOD’s stemming en betrokkenheid enquête, om je externe medewerkers  (anoniem) feedback te vragen over het thema ‘’waardering’’ of “stemming en de achterliggende redenen”.