9 Tips om jouw werkdruk structureel te verlagen

Heb je de werkdruk binnen jouw organisatie en teams gepeild en is deze te hoog? Hoor je klachten over de hoeveelheid werk? Ervaar je zelf te hoge werkdruk? Of heb je door het virtuele contact juist moeite om te peilen hoe hoog de werklast of ervaring van werkdruk is bij medewerkers? Lees hier wat je daartegen kunt doen. 2DAYSMOOD zet 9 tips op een rij.

Werkstress is beroepsziekte nummer 1. Daarbij gaat het om een driedubbel probleem. Stressgerelateerde uitval van werknemers gebeurt steeds vaker, jonger én duurt langer, zo blijkt uit cijfers van de Inspectie SZW. De toenemende werkdruk is hierop van grote invloed. Het verlagen van en anders omgaan met werkdruk zou werkstress, burn-out en uitval moet tegengaan.

Hoe kun je werkdruk aanpakken als werkgever?

Als werkgever kun je verschillende dingen doen om de werkbelasting op je personeel te verminderen en de ervaring van werkdruk aan te pakken. Hierbij kun je denken aan de volgende acties:

1. Zorg voor duidelijke taakomschrijvingen: door heldere (uitgeschreven) taken weten medewerkers wat er van ze verwacht wordt en kunnen ze beter hun eigen planning managen.

2. Geef voldoende autonomie: autonomie helpt werkdruk tegen te gaan. Zorg dat medewerkers veelal zelf kunnen bepalen, waar, hoe en wanneer ze hun werk doen.

3. Stimuleer of faciliteer opleiding: het is belangrijk dat kennis en ervaring goed aansluiten op de taken en verantwoordelijkheden van werknemers. Monitor dit ook!

4. Creëer momenten voor herstel: zorg dat er na een periode van drukte en stress (na een project, deadline of seizoenspiek) een rustigere periode is. Stuur je medewerkers eens vroeger naar huis tijdens deze rustige periode. (Met 2DAYSMOOD kun je monitoren of het stressniveau na drukke periodes daadwerkelijk daalt.)

5. Zet in op persoonlijk leiderschap: er ligt ook een verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf om werkdruk te voorkomen of verminderen. Door het beter structureren en prioriteren van taken én aangeven van grenzen. Je kunt als manager bijvoorbeeld cursussen timemanagement, mentorprogramma’s of coaching in persoonlijk leiderschap aanbieden.

Hoe kun je zelf omgaan met een hoge werkdruk?

Als mensen jou vragen hoe het met je gaat, sta dan even stil bij het feit of je ‘lekker bezig’ bent (we ervaren allemaal wel een beetje stress op het werk) of dat je echt ‘druk’ bent. In dat laatste geval is het belangrijk om ook zelf in actie te komen en stappen te nemen om je werkdruk te verminderen.

1. Durf om hulp te vragen: je collega’s en leidinggevenden zullen je vast graag helpen. Als een collega jou zou benaderen voor hulp, hoe reageer jij dan? Vraag om tips hoe om te gaan met de lange lijst aan werkzaamheden en zet gezamenlijk de prioriteiten.

2. Durf nee te zeggen: er zijn situaties waarin je to-do-lijst echt niets meer toelaat. Het is jouw taak je grenzen aan te geven. Collega’s en leidinggevenden zullen het waarderen als jij je werk goed én op tijd oplevert. Echter, soms kun je ook ‘taakje ruilen’. Als jij iets doet voor een collega, doet hij of zij iets voor jou (mits het binnen jullie vaardigheden past natuurlijk).

3. Laad jezelf op: het klinkt tegenstrijdig, maar regelmatig rust nemen, ontspannen en niet met werk bezig zijn is belangrijk om vervolgens weer productief te zijn en blijven. Hiermee kun je de werkdruk beter aan. Hoe meer energie je hebt, hoe meer werk je afkrijgt in korte tijd. Je weet toch wel dat het een wettelijk recht is om zo nu en dan op vakantie te gaan?

4. Beperk overwerken: ben je voortdurend aan het overwerken, dan is sprake van een structureel probleem dat de werkgever moet oplossen (Arboportaal.nl). Toch heb jij ook invloed. Als jij je continu beschikbaar stelt in de avonden en weekenden, dan gaat dit de norm worden. Hiermee geef je ook jouw collega’s het gevoel dat zij dit moeten doen om een ‘goede werknemer’ te zijn. Zo ontstaat er een vicieuze cirkel waarin ‘druk zijn’ gelijk gaat staan aan status. Is dat een bedrijfscultuur of een houdgreep?

Werkdruk verlagen is een samenwerking tussen werknemer en werkgever

Om werkdruk structureel te verlagen is een goede samenwerking tussen werknemer en werkgevers essentieel. Marco de Zeeuw, adviseur bij Arbokiezer zegt hierover tegen onderzoeksbureau Motivaction: “We zien dat veel aanbieders inzetten op continue monitoring van gezondheid en welbevinden van personeel. Via vragenlijsten, appjes en toegang tot preventieve interventies wordt vooral bewustwording bij medewerkers vergroot. Dit sluit volledig aan bij de visie van vandaag: de medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn leven, ontwikkeling en gezondheid, de werkgever faciliteert dit waar hij kan.”

De innovatieve realtime meetmethode van 2DAYSMOOD pakt ook door op deze visie. Organisaties zetten onze anonieme 15 seconden survey in om bijvoorbeeld persoonlijk leiderschap te meten of het stressniveau te monitoren. Door dit continue inzicht kun je ontdekken waar in de organisatie de werkdruk (te) hoog is. Met aanvullende korte feedback enquêtes en door het gesprek aan te gaan, kun je direct ingrijpen. Je zet weer een stap richting een positief, gezond werkklimaat!