Help! Een negatieve stemming in mijn team: hoe maak ik dit bespreekbaar?

Als manager ben je vast eens tegen deze vraag aangelopen: ‘Hoe maak ik een negatieve stemming in mijn team bespreekbaar?’ Het is misschien hoog gegrepen dat een team 100% van de tijd positief is. Hoe ga je dan om met een negatieve teamsfeer? Misschien lijkt het moeilijke gesprek met je medewerkers vermijden de eenvoudigste optie… Niets is minder waar!

Juist door in gesprek te gaan bevorder je de verbinding, groei én het vertrouwen in je team, en dat geldt niet alleen bij negatieve stemmingen. Ook positieve emoties zijn waardevol om te bespreken. Net als negatieve emoties werken positieve emoties aanstekelijk. Door te benadrukken dat de stemming van medewerkers goed is, wakker je weer meer positieve emoties aan.

Hangt er dus een positieve teamsfeer en voelen teamleden zich energiek? Vier dit dan ook samen en wees er trots op. Hangt er in jouw team echter een negatieve sfeer en zitten teamleden juist wat lager in hun energie? Dan is het – zeker nu – van extra belang om met je teamleden in gesprek te (blijven) gaan over hoe zij zich voelen en waarom. Geen zorgen, het gesprek voeren hoeft helemaal niet moeilijk te zijn!

Het begint allemaal met het stellen van één vraag:

Wat kunnen we samen doen om de stemming in ons team de komende tijd een positieve boost te geven?

In deze blog lees je hoe je in vijf eenvoudige stappen een positief en actiegericht gesprek voert met je team over deze vraag. Deze vijf stappen zijn afgeleid van het GROW-model van John Whitmore (1992). Hierbij neem je als manager of leidinggevende een actieve luisterhouding aan. Het is belangrijk om dit tijdens het gesprek in je achterhoofd te houden. Het kan moeilijk zijn om niet direct in een adviesrol te schieten, maar het is veel krachtiger om je team zélf te laten leren en tot oplossingen te laten komen. Iets wat door het team zelf wordt aangedragen, beklijft immers pas echt.

Laten we beginnen!

1. Formuleer jullie doel

Als team ben je misschien geneigd om direct op zoek te gaan naar een doel. Bijvoorbeeld: het behalen van 80% geluk binnen het team. Maar het behalen van die 80% is niet het doel opzich. Dat is juist om open en eerlijk te kunnen spreken over álle emoties. Focus dus niet teveel op een bepaalde score of een bepaald percentage.

Probeer liever om samen tot een geaccepteerd stressniveau te komen. Wat was voor jullie normaal de afgelopen maanden, en voelde die energie en teamsfeer over het algemeen positief? Dan is dát jullie eigen geaccepteerde waarde. Met de wekelijkse 15 seconden survey van 2DAYSMOOD kun je het percentage geluk, stress of ontevredenheid in je team eenvoudig in kaart brengen en monitoren.

Je kunt ook bepalen wat de huidige en gewenste score van geluk of stress mag zijn, door bijvoorbeeld samen een score van 1-10 te geven tijdens een teamvergadering. Zodra je jouw nullijn en doel hebt bepaald, kun je wekelijks checken of je van deze waarde afwijkt. Is dat zo? Dan is het gesprek des te belangrijker.

Tip: houd het positief!

De kans op succes is groter als je samen een positief doel formuleert (iets wat je wil bereiken) in plaats van een negatief doel (iets wat je wil vermijden). De positieve lading is belangrijk omdat dit stimuleert. Negativiteit remt alleen maar.

2. Word bewust van wat er speelt

Ontdek waar jullie nu staan. Hoe verhoudt de teamsfeer van afgelopen week zich tot die in de weken daarvoor? Bespreek bij veel stress of ontevredenheid wat er precies speelt. Welke omstandigheden, gebeurtenissen of gevoelens bepalen die negatieve teamsfeer? Wat kost op dit moment energie? En wat geeft juist energie? Stel reflectieve vragen, zoals: ‘Hoe?’, ‘Wat?’,  ‘Waar?’, ‘Wanneer?’, en ‘Waarom?’. Hiermee zorg je dat het gesprek de diepte in gaat. Geef medewerkers de tijd, laat bewust stiltes vallen. Dit geeft hen de kans beter na te denken over de huidige situatie en iets te vertellen waar zij niet eerder bij stil hebben gestaan.

Tip: je hoeft (nog) niet in oplossingen te denken

Focus je eerst op de huidige situatie. Wat is er op dit moment wel of niet waardoor er een negatieve teamsfeer heerst? Als je het realtime stemmingsdashboard van 2DAYSMOOD gebruikt, kun je samen de anonieme antwoorden op de open vraag bekijken: ‘Wat is de reden voor je stemming vandaag?’. Door die resultaten te bespreken, of ter plekke naar de redenen te vragen, leer je veel over wat er positief of negatief bijdraagt aan de teamsfeer. Verzeker je medewerkers dat alle antwoorden worden gewaardeerd en dat ze eerlijk kunnen zijn in een veilige teamomgeving, zonder negatieve consequenties.

3. Bedenk mogelijke acties

Als je eenmaal in kaart hebt gebracht wat er precies speelt, kun je aan mogelijke oplossingen gaan denken. Bedenk wat jullie samen allemaal zouden kunnen doen om de teamsfeer positief te beïnvloeden. Wat heeft je team nodig van jou, en wat zou het team zelf kunnen doen, klein of groot, om de algehele stemming een positieve boost te geven? Houd in gedachten dat in deze fase álles mogelijk is. Alle ideeën zijn dus welkom.

Tip: zie deze fase als een brainstormsessie

Beschouw deze fase van het gesprek als een open brainstormsessie. Oordeel niet maar bouw juist voort op elkaars ideeën. Zo maak je ze nóg beter!

4. Creëer wederzijds begrip

Kies uit alle mogelijke oplossingen die jullie bedenken de meest kansrijke opties om een positieve teamsfeer en -stemming te bereiken. Welke genoemde opties vinden jullie het beste? Dit kunnen er natuurlijk meerdere zijn. Luister in deze fase van het gesprek oprecht naar elkaar en probeer elkaar te begrijpen. Door ieders ideeën te horen en onderzoeken creëer je wederzijds begrip binnen het team. Er zit altijd waarde in wat de ander zegt. Probeer hiervoor open te staan. Zo ontdek je misschien weer nieuwe mogelijkheden om jullie teamsfeer een positieve boost te geven.

Tip: maak een gezamenlijke top 3

Laat ieder teamlid stemmen op (bijvoorbeeld drie) opties die hij of zij het meest kansrijk vindt om de positieve stemming te bereiken. Turf de stemmen per optie en kom zo tot een gezamenlijke top 3.

5. Kom in actie

Vervolgens bekijk je samen de gekozen opties en zet je deze om in concrete stappen en acties. Wat gaan jullie wanneer doen om de stemming in jullie team een positieve boost te geven? Probeer klein te beginnen. Wat kun je bijvoorbeeld vandaag of deze week nog doen dat al bijdraagt aan een positieve en energieke teamsfeer?

Tip: maak van elke actie iemand eigenaar

Door een eigenaar aan te wijzen van iedere actie, zorg je dat er continuïteit plaatsvindt. Er is altijd iemand die checkt of de acties wel écht worden nageleefd!

Vergeet niet te evalueren

Het is belangrijk dat opvolging van een gesprek niet uitblijft. Beoordeel en evalueer daarom na verloop van tijd samen de ondernomen acties. Hebben deze bijgedragen aan een positieve stemming in het team? Zitten jullie op de goede weg? Door te evalueren haal je waardevolle lessen uit het afgelopen gesprek, die je weer kunt meenemen naar de volgende.

Een negatieve stemming in het team is een onderwerp dat zich goed leent voor een teamgesprek. Maar misschien zijn er ook onderwerpen die je liever één op één bespreekt met je medewerkers, of wellicht willen medewerkers graag individueel aan de slag met bepaalde onderwerpen. Wat de gespreksvorm ook is, bovenstaande stappen zijn er altijd om het gesprek te structureren, voor jezelf én met anderen.

Meet je al met 2DAYSMOOD? Om de bovenstaande 5 stappen nog eenvoudiger en leuker te maken, heeft 2DAYSMOOD offline actiekaarten ontwikkeld, om met je team over te gaan van data naar daden!  Wil je direct aan de slag met de actiekaarten, neem gerust contact met ons op via [email protected].

Voer jouw eigen gesprek

Om een open, veilige en vertrouwde gespreksomgeving te creëren is het vooral belangrijk om gesprekken te voeren op jouw manier. Het bespreken van moeilijke onderwerpen met je medewerkers gaat alleen als je zelf ook vertrouwd bent met de manier waarop je dit doet. Het gesprek aangaan met je team kan helemaal op jouw eigen manier.

Via de stemmingsmeting van 2DAYSMOOD bieden we ook hulpmiddelen om het juiste gesprek te voeren. We hebben de hulpvragen voor positieve stemmingen en de hulpvragen voor negatieve stemmingen voor je op een rijtje gezet om je op weg te helpen. Blijf ondertussen vooral zoeken naar de gespreksvorm die bij jou past. Dan zul je zien dat dat moeilijke gesprek helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn!

Vraag hier een gratis stemmingsmeting aan voor je team